Richieste di riunione di Outlook
Nell'ambiente professionale, è comune inviare richieste di riunione tramite Outlook. Durante la pandemia di corona e il conseguente aumento delle videoconferenze, le richieste di riunioni sono aumentate in modo significativo. Ogni richiesta di incontro da parte di clienti, colleghi o nell'ambiente personale deve essere risolta. Oltre al lavoro quotidiano, questo può richiedere molto tempo e provocare errori. Se ricevi frequentemente richieste di riunione, è efficiente automatizzare la risposta.
Puoi utilizzare questa procedura per rifiutare automaticamente le richieste se si sovrappongono ad altri appuntamenti nel tuo calendario. Al contrario, puoi accettare automaticamente le richieste, a condizione che la rispettiva data sia ancora libera. Se appuntamenti più importanti si scontrano con l'incontro concordato, puoi posticipare o annullare l'appuntamento concordato automaticamente in qualsiasi momento.
Gli utenti di Outlook 2010 senza una cassetta postale di Exchange hanno meno opzioni per l'accettazione e il rifiuto automatici delle convocazioni di riunione rispetto agli utenti delle versioni precedenti. Se non utilizzi Exchange, puoi solo specificare che tutte le richieste riceveranno risposta automaticamente (rifiuto in caso di sovrapposizione, altrimenti generalmente accettazione). Con Microsoft Exchange, hai più opzioni.
Rispondi alle convocazioni di riunione automatiche a partire da Outlook 2010
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Vai alle opzioni e-mail. Funziona andando su File> Opzioni> E-mail. Nella sezione “Cronologia” attivare l'opzione “Elabora automaticamente convocazioni di riunioni e risposte a convocazioni di riunioni e sondaggi”.
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Se non stai utilizzando Microsoft Exchange, chiudi la finestra di dialogo delle opzioni. Se stai utilizzando Microsoft Exchange, apri la scheda "Calendario" nel passaggio successivo.
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Passare a "Pianificazione delle risorse" in Microsoft Outlook 2010 o a "Accettazione/rifiuto automatico" in Outlook 2013/2016 e Outlook 365. "
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Abilita l'opzione "Rifiuta automaticamente le convocazioni di riunione che si sovrappongono ad appuntamenti o riunioni esistenti". Se sei autorizzato a partecipare alle riunioni in date libere, attiva l'opzione "Accetta automaticamente le convocazioni di riunione e rimuovi le riunioni annullate".
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Chiudi le finestre di dialogo. D'ora in poi, le convocazioni di riunione verranno automaticamente accettate o rifiutate da Outlook.
Informazioni: Gli utenti di Outlook 2003 e Outlook 2007 possono accedere alle impostazioni per l'accettazione o il rifiuto automatici delle convocazioni di riunione tramite il seguente percorso file: Extra > Opzioni > Opzioni calendario > Pianificazione risorse.
Le opzioni sono disponibili con o senza connessione Exchange.
