Ciò accade sempre più spesso: se si utilizza una cartella di lavoro di Excel come origine dati in una lettera modulo in Word 2003/2002, possono sorgere problemi con il formato della data. Ecco come aggirare questa difficoltà.
Ad esempio, se una data deve essere trasferita alla lettera modulo da una colonna con date in una tabella Excel, la data appare sempre in Word nel formato "MM / GG / AAAA", indipendentemente da come l'hai formattata. Questo è fastidioso!
Il problema si verifica sempre in Word 2003/2002 quando Word determina il filtro di importazione per l'origine dati stessa quando si accede alle tabelle di Excel. Quindi viene utilizzato un filtro che non formatta correttamente la data e trasferisce invece la data nel formato data standard.
Evita questo errore di formato e imposta Word in modo da poter definire tu stesso il filtro di importazione. Quindi selezionare l'opzione "Fogli di lavoro Microsoft Excel tramite convertitore" o "Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE" come filtro di importazione, a seconda della versione di Word e del filtro installato. Funziona così:
- Richiamare il menu EXTRA - OPZIONI e passare alla scheda GENERALE. Attiva la casella di controllo "Conferma conversione all'apertura". Uscire dalla finestra di dialogo con OK. Devi eseguire questo passaggio solo una volta; Word ricorda questa impostazione in modo permanente.
- Nota: senza la modifica nel menu EXTRA - OPZIONI, scheda GENERALE, Word generalmente imposta il filtro di importazione stesso quando si carica un file che non è in formato Word. Questo vale non solo per l'origine dati per le lettere modulo, ma anche per i documenti ordinari che si desidera rilevare da un elaboratore di testi di terze parti o che consistono in un puro file di testo. Solo se attivi la casella di controllo "Conferma conversione all'apertura" ti verrà sempre richiesto il formato desiderato e potrai decidere tu stesso.
- Ora crea la tua lettera tipo richiamando il menu EXTRA - LETTERE E MAILING - CREAZIONE LETTERA SERIALE (Word 2003) oppure EXTRA - LETTERE E MAILING - WIZARD STAMPA SERIALE (Word 2002).
- Nella prima fase della procedura guidata, seleziona il tipo di documento desiderato, ad esempio: "Lettere".
- Nella seconda fase della procedura guidata, utilizzare il pulsante di opzione "Usa documento corrente" per specificare che il documento corrente deve essere utilizzato come lettera modulo.
- Nel terzo passaggio, seleziona l'opzione "Utilizza un elenco esistente" e fai clic su "Sfoglia". Quindi passa alla cartella in cui si trova il tuo file Excel. Seleziona il file Excel e fai clic su "Apri".
- Poiché nel primo passaggio è stato specificato che si desidera determinare autonomamente il formato del file all'apertura di file "stranieri", ora viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile specificare il tipo di origine dati. A seconda della versione di Word e dei filtri di importazione installati, selezionare l'opzione "Fogli di lavoro Microsoft Excel tramite convertitore (* .XLS; *.XLW)" o "Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE (* .XLS)". Conferma la tua selezione con OK".
- Viene ora visualizzata un'altra finestra di dialogo: Se è stato selezionato "Fogli di lavoro Microsoft Excel tramite convertitore (* .xls; *. Xlw)" come filtro di importazione, il titolo della finestra di dialogo visualizzata è "Apri foglio di lavoro". Con il filtro di importazione "Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE (* .xls)", invece, viene visualizzata la finestra di dialogo "Microsoft Excel". Indipendentemente dalla finestra visualizzata, è possibile selezionare il foglio di lavoro desiderato che contiene i dati dell'indirizzo. Quindi confermare la finestra di dialogo con "Ok".
- Viene ora visualizzata la finestra di dialogo del destinatario della stampa unione in cui è possibile selezionare il proprio indirizzo. Qui è possibile impostare filtri per indirizzi e/o rimuovere singoli indirizzi dall'elenco indirizzi disattivando la rispettiva casella di controllo.
- Dopo aver confermato la finestra di dialogo del destinatario della stampa unione con OK, è possibile inserire i campi della stampa unione nel documento nel quarto passaggio della procedura guidata per la stampa unione.
I campi data sono ora adottati correttamente grazie al filtro di importazione che hai selezionato tu stesso e appaiono esattamente nel formato che hai definito in Excel.
Puoi trovare ancora più informazioni e suggerimenti utili sulle lettere tipo in questi articoli.
