Excel: trasferisci gli appuntamenti nel calendario di Outlook

Trasferisci automaticamente le informazioni dalle tabelle di Excel come voci del calendario per Outlook

Nel nostro mondo digitalizzato, i dispositivi mobili come smartphone, tablet o smartwatch sono tra i più importanti compagni di tutti i giorni. Sono utili in molti modi e aiutano le persone a organizzare e strutturare efficacemente la loro routine quotidiana. Questo vale soprattutto per il calendario digitale, i cui appuntamenti vengono trasmessi in tempo reale a tutti i dispositivi mobili quando si utilizza Microsoft Outlook.

• Allo stesso tempo, non è improbabile che riceverai appuntamenti in un elenco Excel nel tuo ambiente professionale o privato. Questi possono, ad esempio, essere inviati come file Excel da un cliente o fornitore come parte di un progetto. Invece di trasferire o stampare manualmente i dati e le informazioni in Outlook, gli appuntamenti possono essere preparati in Excel in pochi passaggi in modo che vengano trasferiti automaticamente al calendario di Outlook. Prima dell'importazione, c'è la possibilità di:
• in un calendario personale o
• da salvare in un calendario di gruppo utilizzato da più membri del team.

Trasferisci gli appuntamenti di Excel nel calendario di Outlook - 3 semplici passaggi in Excel

Nelle versioni precedenti di Microsoft Excel e Microsoft Outlook era possibile leggere un file Excel direttamente in Outlook. Le versioni correnti come Outlook 365 o Outlook 2022-2023 non possono importare file Excel. Per questo motivo è necessario convertire preventivamente il file in formato CSV in Excel.

Per importare gli appuntamenti da Excel nel tuo calendario di Outlook, procedi come segue:

1. Nel primo passaggio, fornisci all'elenco degli appuntamenti, se possibile, i titoli delle colonne forniti per gli appuntamenti in Excel. Tra le altre cose, sono adatti:

   Oggetto, Inizia il, Inizia alle, Finisce alle, Evento tutto il giorno, Promemoria attivato/disattivato, Promemoria alle, Promemoria alle, Luogo e altri nomi di campo.

   È possibile utilizzare i nomi di un nuovo appuntamento in Microsoft Outlook come guida per le intestazioni delle colonne.

   

2. Nel passaggio successivo, salva la cartella di lavoro di Excel come file CSV (separato da un separatore) e chiudilo.

3. Dopo il salvataggio, il file CSV viene separato da un punto e virgola. Tuttavia, Outlook richiede un file separato da virgole per l'importazione. Per scambiare i caratteri, apri il file CSV creato nell'editor di Windows 10 e sostituisci ogni punto e virgola con virgole sotto EDIT - REPLACE.

   

4. Quindi salva il file con lo stesso nome file e passa a Microsoft Outlook.

Importazione di dati Excel in Microsoft Outlook: cosa dovresti sapere

Dopo aver aperto Microsoft Outlook, seguire i passaggi seguenti per importare i dati da Excel.

1. Attiva il calendario che preferisci.

2. Richiamare il comando IMPORTA / ESPORTA nel menu FILE.

3. Nella procedura guidata di importazione/esportazione, selezionare la voce IMPORTA DA ALTRI PROGRAMMI O FILE e fare clic sul pulsante AVANTI.

   

4. Nella finestra successiva seleziona la voce “Valori separati da virgole” e clicca su AVANTI.

   

5. Nella finestra FILE TO IMPORT cliccare su BROWSE e selezionare il file dell'appuntamento.

   

6. Nelle opzioni devi decidere:

   • Se le voci esistenti devono essere sostituite dalle voci del calendario importate,
   • Se le date di conflitto vengono immesse due volte o
   • Se i duplicati non devono essere importati in qualsiasi momento.

   Dopo aver fatto clic su AVANTI, è possibile selezionare il calendario desiderato come cartella di destinazione.

7. Nel passaggio successivo, ti verrà chiesto se gli appuntamenti specificati come intervallo devono essere importati. Dopo aver cliccato su FINE, gli appuntamenti vengono aggiunti automaticamente al calendario.

   

8. Troverai gli appuntamenti nel tuo calendario di Outlook dopo l'importazione.

   

Importante: Affinché l'importazione dei dati del calendario da Microsoft Excel funzioni senza problemi, è fondamentale che le informazioni sul campo siano inserite correttamente. Per i dati, ciò significa che deve essere selezionato il formato GG.MM.AAAA. Gli orari devono essere inseriti come minimo nel formato HH:MM in modo che possano essere letti da Microsoft Outlook. Hai anche la possibilità di inserire categorie. Si prega di notare che viene trasferita una sola categoria per appuntamento.

Se utilizzi i tuoi nomi di campo, Microsoft Outlook ti chiederà di assegnare i campi manualmente prima di importarli.

Trasferimento appuntamenti Excel al calendario Outlook - procedura fino a Office 2010

Per importare le voci del calendario in Outlook da file Excel, procedere come segue fino a Office 2010 o versioni precedenti:

1. Assegna al tuo elenco di appuntamenti le seguenti intestazioni di colonna (senza virgolette): "Data di inizio, Oggetto, Data di inizio, Data di fine, Categoria, Luogo e Evento per tutto il giorno.

2. In ogni caso, assicurati che i nomi siano scritti senza spazi. Questo è importante in modo che Outlook possa leggere correttamente i dati in seguito.

3. Inserisci i dati dell'appuntamento specifico nelle righe sotto queste intestazioni o copiali da un'altra tabella.

4. Evidenzia l'elenco degli appuntamenti dalla prima cella all'ultima utilizzata.

5. Immettere un nome nel campo Nome, ad esempio "Appuntamenti" (sempre senza le virgolette). Il campo del nome si trova a sinistra della riga di modifica, come mostrato nella figura seguente:

   

6. Confermare l'inserimento del nome con il tasto Invio.

7. Nell'ultimo passaggio, salva la cartella di lavoro e chiudi Microsoft Excel. Quindi apri Microsoft Outlook.

Importazione delle voci del calendario in Microsoft Outlook

L'importazione delle voci del calendario da Microsoft Excel è simile alla versione corrente di Microsoft Outlook. A differenza di Outlook 365, le versioni precedenti di Outlook hanno la possibilità di leggere direttamente un file Excel. Il passaggio intermedio tramite il file CSV non è necessario. I dati possono essere letti come segue:

1. Nella prima fase, attiva il calendario di tua scelta.

2. Richiamare il comando IMPORTA / ESPORTA nel menu FILE. Nella procedura guidata di importazione/esportazione, selezionare la voce IMPORTA DA PROGRAMMI DI MODIFICA O FILE e fare clic sul pulsante AVANTI.

3. Nella finestra successiva seleziona MICROSOFT-EXCEL e fai clic su AVANTI.

4. Nella finestra FILE TO IMPORT cliccare su BROWSE e selezionare il file dell'appuntamento.

5. Nelle opzioni si decide se le voci esistenti devono essere sostituite dagli elementi importati, se devono essere inseriti appuntamenti duplicati o se non devono essere importati duplicati.

6. Dopo aver fatto clic su AVANTI, puoi selezionare il tuo calendario come cartella di destinazione. Nel passaggio successivo e nell'ultimo, ti verrà chiesto se gli appuntamenti specificati come intervallo devono essere importati. Dopo aver cliccato su FINE, gli appuntamenti verranno aggiunti al calendario.

Conclusione: è facile importare dati da Excel in Outlook

Invece di inserire manualmente gli appuntamenti da Excel in Microsoft Outlook, le voci del calendario possono essere esportate e importate automaticamente in pochi passaggi.

Nelle versioni precedenti di Office è possibile importare file Excel direttamente in Outlook. Nelle versioni attuali, l'importazione è possibile solo tramite un file CSV separato da virgole. La procedura guidata di importazione di Microsoft Outlook guida gli utenti attraverso il processo di importazione. In questo modo, in pochi minuti, puoi integrare automaticamente uno o più appuntamenti nel tuo calendario in Microsoft Outlook o, in alternativa, utilizzare un calendario di gruppo.

FAQ

Qual è la differenza tra un file CSV e un file Excel?

I file Excel rappresentano il formato Excel specifico e possono essere letti da Microsoft Excel e altri programmi compatibili. CSV sta per Comma-separated-values e designa anche un formato di file in cui i dati sono separati da virgole o punto e virgola. L'estensione del nome del file è .csv. I file CSV si caratterizzano per il loro alto grado di compatibilità e per questo motivo possono essere utilizzati tra diversi programmi per computer e sistemi operativi.

Quali funzioni ha la procedura guidata di importazione in Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook è progettato per elaborare e importare diversi formati di file. Outlook ha un assistente di importazione/esportazione per questa funzione. Tra le altre cose, questo semplifica l'importazione di file CSV o file VCF da altri programmi o sistemi operativi. La procedura guidata guida automaticamente gli utenti attraverso una query e quindi importa o esporta le informazioni richieste.