È possibile utilizzare la funzione di filtro per visualizzare solo le attività che soddisfano determinati criteri.
Outlook ha una funzione di filtro per le attività. Ciò ti consente di filtrare quelle attività che soddisfano determinati criteri dalla moltitudine di attività che hai definito. Ad esempio, puoi visualizzare tutte le attività che hai assegnato a un dipendente specifico, che hanno una data di scadenza specifica o che hanno un oggetto specifico.
Procedere come segue per filtrare:
1. Chiamare il comando "Visualizza, Visualizzazione corrente, Personalizza visualizzazione corrente" o in Outlook 2003 "Visualizza, Disponi per, Visualizzazione corrente, Personalizza visualizzazione corrente".
2. Fare clic sul pulsante "Filtro".
3. Troverai tutti i criteri di filtro importanti nella scheda "Attività". Ad esempio, se vuoi filtrare per un termine nell'oggetto, nelle note o nei campi di testo usati di frequente nelle attività, inserisci il termine nel campo "Cerca" e seleziona dove vuoi cercare nel campo "In" .
4. Se si desidera cercare lo stato delle attività, selezionarlo nel campo "Stato".
5. Se si desidera filtrare in base alla data di scadenza oa un'altra ora, selezionare, ad esempio, "Scadenza" (o l'ora appropriata) nel campo "Ora" e il periodo o l'ora nel campo accanto.
6. Se hai assegnato l'attività a qualcuno tramite e-mail, seleziona il destinatario nel campo "Inviato a".
7. Al contrario, puoi filtrare le attività che ti sono state assegnate tramite e-mail utilizzando il campo "Da".
8. Se lo desideri, puoi ovviamente combinare diversi criteri.
9. Ulteriori funzioni di filtro sono disponibili nella scheda "Avanzate". Qui puoi, ad esempio, filtrare per categorie, per priorità o specificando “% fatto”. Per fare ciò, utilizzare il pulsante "Campo" per selezionare quale campo deve essere filtrato e quindi inserire il criterio pertinente.
10. Chiudere le finestre di dialogo con "OK".
Ora solo le attività che soddisfano i criteri immessi vengono visualizzate nell'elenco delle attività.
Se vuoi rimuovere nuovamente il filtro, chiama il comando "Visualizza, (Disponi per) Vista corrente, Personalizza vista corrente" e fai clic su "Filtro", quindi su "Elimina tutto" (questo significa: "Elimina le impostazioni del filtro" ), non "cancella tutti i dati".
Un'altra nota: Se la finestra di dialogo di Outlook non contiene una scheda "Generatore di query", puoi aggiornare questa scheda come descritto in queste istruzioni.