Con l'aiuto della ricerca avanzata di Outlook, puoi restringere i risultati della ricerca visualizzati. Per fare ciò, procedere come segue:
In Outlook fino alla versione 2003 si chiama il comando "Strumenti, Cerca, Ricerca avanzata", in Outlook 2007 il comando "Strumenti, Ricerca immediata, Ricerca avanzata".
In Outlook 2010, la funzione di ricerca avanzata è (inutilmente) ben nascosta. Il modo più rapido per richiamarlo è comunque premere la combinazione di tasti CTRL+MAIUSC+F, già utilizzata nelle versioni precedenti.
La procedura è molto più macchinosa tramite la barra dei menu:
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Fare clic nel campo di ricerca ("Cerca tutti … elementi").
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La scheda "Strumenti di ricerca" è ora visibile anche nella barra dei menu. Clicca qui nel gruppo “Opzioni” sul pulsante “Strumenti di ricerca” e poi sul comando “Ricerca avanzata”.
Nei due campi sopra la scheda, seleziona quali elementi di Outlook devono essere cercati (ad esempio messaggi) e in quale cartella (puoi determinarlo dopo aver fatto clic su "Cerca").
Nella scheda "Messaggi", specificare i termini da cercare nell'oggetto e/o nel testo del messaggio. Puoi anche filtrare qui per mittente, destinatario e periodo di tempo. I singoli campi hanno i seguenti significati:
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"Cerca" (nella scheda "Notizie"): inserire il termine di ricerca o più termini separati da virgole; se si immettono più termini, Outlook visualizzerà tutti i messaggi che contengono uno di questi termini (è la ricerca con l'operatore OR).
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"In": durante la ricerca di e-mail, qui si determina se devono essere cercati solo il campo dell'oggetto, l'oggetto e il testo del messaggio o altri elementi dell'e-mail.
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“Da”: permette di limitare la ricerca alle e-mail provenienti da uno specifico mittente; per fare ciò, selezionare il contatto pertinente.
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"Inviato a": al contrario, puoi anche limitare la ricerca a un destinatario specifico.
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"In cui io": Qui puoi specificare se vuoi cercare solo nelle e-mail di cui sei l'unico destinatario nel campo "A" o che hai ricevuto insieme ad altri (il tuo nome è nel campo "A" ) - o nel campo "Cc")
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"Tempo": qui puoi specificare che vuoi cercare solo le e-mail che hai ricevuto o inviato entro un certo periodo di tempo o prima di un certo momento.
Nella scheda "Opzioni aggiuntive" è possibile, tra le altre cose, Filtra per le email con o senza file allegati o anche per le dimensioni dell'email:
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"Categorie": puoi utilizzarlo solo per cercare in modo specifico le email a cui hai assegnato determinate categorie.
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"Solo tali elementi": qui si determina se devono essere prese in considerazione le e-mail lette o solo quelle non lette.
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"Solo elementi con": qui puoi filtrare le e-mail con allegati o nessuno.
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"Con importanza": significa che puoi mostrare solo le e-mail a cui hai assegnato un certo livello di urgenza.
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"Solo tali elementi": qui filtri per le e-mail che hai contrassegnato con un determinato colore o contrassegnate come "Fatto".
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"Maiuscole/minuscole": qui si specifica se il termine di ricerca deve essere cercato esattamente con le lettere maiuscole e minuscole immesse.
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"Dimensione": Con questo si determina se la dimensione dell'e-mail deve essere presa in considerazione. In questo modo è possibile cercare e-mail particolarmente estese.
Nella scheda "Avanzate" è possibile definire i criteri di ricerca come si desidera. Per fare ciò, clicca su "Campo", seleziona i campi a cui deve fare riferimento la condizione e inserisci i criteri.
Dopo aver inserito tutti i criteri, fare clic su "Avvia ricerca".
La ricerca istantanea estesa in Outlook 2007
Una delle novità di Outlook 2007 è che la finestra di dialogo di ricerca precedente è stata suddivisa: normalmente viene visualizzato un solo campo di ricerca in cui si digita il termine di ricerca (o più termini separati da virgole). Puoi anche mostrare il cosiddetto generatore di query per controllare la ricerca utilizzando una serie di opzioni. Per visualizzare il generatore di query, fare clic sulla doppia freccia a destra del campo di ricerca o chiamare il comando "Strumenti, Ricerca immediata, Espandi generatore di query".
Nella finestra di dialogo arancione, puoi cercare il destinatario dell'e-mail, il mittente, l'oggetto o un termine (o una frase) nel testo del messaggio nella posta in arrivo, ad esempio. Per fare ciò, inserisci il testo di ricerca desiderato nel rispettivo campo: Outlook filtrerà gli elementi (ad esempio nella posta in arrivo) che contengono il termine. Quando ne apri uno, il termine di ricerca viene evidenziato a colori.
Se desideri cercare altri criteri, fai clic su "Aggiungi criteri" nella parte inferiore della finestra di dialogo e seleziona uno degli altri campi, nell'esempio "Categorie".
Non appena vorrai rivedere tutti gli elementi di questo modulo di Outlook, ad esempio tutte le email, clicca sulla "X" a sinistra della doppia freccia con cui hai aperto la ricerca rapida.
