È facile, passo dopo passo
I documenti di stampa unione sono spesso la base per la stampa unione che si desidera inviare ai clienti tramite Outlook, ad esempio. Il tentativo di utilizzare singoli collegamenti ipertestuali in tali documenti non riesce perché i collegamenti vengono emessi come testo completamente normale, sebbene siano formattati correttamente come collegamenti ipertestuali nell'origine dati. Il destinatario dell'e-mail non può cliccare sul collegamento ipertestuale e visualizzare la pagina associata nel browser. Word ignora qualsiasi formattazione quando rileva i campi di stampa unione dall'origine dati e solo prende il testo puro dal campo dati.
Un modo per risolvere questo problema è assicurarsi che sia formattato come collegamento ipertestuale in Word. Per fare ciò, si utilizza una funzione di campo speciale che è impostata come segue:
- Per prima cosa crea il documento di stampa unione come al solito.
- Utilizzare il menu VISUALIZZA-BARRA DEGLI STRUMENTI-STAMPA SERIALE per assicurarsi che sia visualizzata la barra degli strumenti »Mail Merge«. In Word 2010 e 2007 troverai i controlli corrispondenti nella scheda »Mailing«.
- Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera che appaia il collegamento ipertestuale e selezionare il menu INSERISCI CAMPO (Word 2003, 2002 / XP, 2000) oppure fare clic sulla scheda “Inserisci” nel gruppo “Testo” «Su CAMPO A BLOCCHI A COSTRUZIONE VELOCE (Word 2010 e 2007).
- Nella finestra di dialogo che segue, seleziona la voce »Collegamento ipertestuale« nell'elenco NOMI CAMPI e fai clic su OK. Ignora l'errore "Errore! Riferimento collegamento ipertestuale non valido. «.
- Ora contrassegna il messaggio di errore fino al punto compreso e assegna lo stile »Collegamento ipertestuale« (testo blu, sottolineato).
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo e selezionare MODIFICA COLLEGAMENTO IPERTESTUALE.
- Nel campo MOSTRA TESTO COME, inserire il testo che deve essere visualizzato al posto del collegamento ipertestuale, ad esempio »Altro…« o »Clicca qui per ulteriori informazioni…«.
- Nel campo INDIRIZZO, inserisci un indirizzo come "http://www.address.de" e fai clic su OK. Questo indirizzo verrà successivamente sostituito dal contenuto reale del campo dell'origine dati.
- Premi Alt + F9 per attivare la visualizzazione dei codici di campo. Ora vedrai la seguente funzione di campo nel tuo documento di Word:
{COLLEGAMENTO IPERTESTUALE "http://www.Adresse.de"} - Seleziona il testo tra le virgolette (qui "http://www.Adresse.de") e inserisci il campo di stampa unione dalla fonte dati che contiene il collegamento ipertestuale, ad esempio un campo "Link" o "URL". La funzione del campo ora ha questo aspetto:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Premere Alt + F9 per disattivare nuovamente la visualizzazione dei codici di campo, posizionare il cursore in un punto qualsiasi del codice di campo e premere F9.
Word aggiorna ora il codice di campo in base alle informazioni nel record corrente. Se si posiziona il puntatore del mouse sul collegamento ipertestuale, Word visualizza il rispettivo indirizzo del collegamento ipertestuale del record di dati corrente come suggerimento e il messaggio »Ctrl-clic per seguire il collegamento«.
Ora puoi avviare l'output della stampa unione su Outlook e troverai collegamenti ipertestuali "cliccabili" formattati correttamente nelle e-mail nella posta in uscita.
