Calendario di Outlook: suggerimenti per l'organizzazione degli appuntamenti

La funzione calendario di Outlook a colpo d'occhio

Tutorial video: ottieni il massimo dal tuo calendario di Outlook

Ogni giorno è composto da date e compiti diversi. Una gestione del tempo ben ponderata è importante nella vita quotidiana sia professionale che privata. Il calendario in Microsoft Outlook può aiutare abilmente gli utenti nei loro sforzi:

• Pianifica le tue attività in modo professionale.
• Visualizza chiaramente tutti gli appuntamenti nel calendario.
• Informare chiaramente i destinatari degli appuntamenti.
• Organizza ogni giorno in modo efficiente utilizzando elenchi di attività e promemoria.

Passare al calendario di Outlook e alle sue funzioni facendo clic sul pulsante del calendario o sull'icona del calendario nell'area di navigazione.

Fatti chiave sulla sezione calendario di Outlook

Il calendario di Outlook colpisce per la sua navigazione del menu intuitiva e numerose innovazioni che non si trovano in altri calendari digitali o analogici gratuiti. Supporta gli utenti nella gestione del tempo con competenza e colpisce anche per il suo collegamento in rete con altri programmi Microsoft come Skype o OneNote.

Inoltre, gli utenti hanno la possibilità di comunicare con altre persone tramite Microsoft Exchange o la condivisione del calendario. È inoltre possibile utilizzare la combinazione delle funzioni e-mail, elenco attività e rubrica per lavorare in modo più efficiente.

Outlook distingue fondamentalmente tra due tipi di appuntamenti:

• Appuntamenti regolari che hanno un'ora di inizio e di fine chiaramente definita. Tali appuntamenti possono essere pianificati su più giorni o richiedere un periodo di tempo più breve.

• Eventi di tutta la giornata per i quali non è stata inserita alcuna ora di inizio e di fine.

Nella visualizzazione standard in Microsoft Outlook vedrai i seguenti dettagli nel calendario:

Sul lato sinistro dell'area di navigazione vengono visualizzate sia la vista del calendario per il mese corrente che per il mese successivo. Questa visualizzazione è estremamente utile, ad esempio, se hai bisogno di una semplice panoramica dei prossimi giorni durante una telefonata. Se desideri visualizzare un periodo più lungo di una settimana o di un mese, puoi contrassegnare i giorni o le settimane nella vista del calendario con un clic del mouse. Se vuoi vedere più giorni nell'anteprima del calendario, hai un'altra opzione di impostazione. A causa di una modifica nel registro di Windows, per impostazione predefinita vengono visualizzati più giorni nell'anteprima del calendario.

La data corrente è generalmente mostrata in grassetto nel calendario di Outlook. La settimana corrente è evidenziata a colori per motivi di chiarezza. Tutti i giorni con appuntamenti contenuti nel calendario sono segnati in grassetto nel piccolo calendario nel menù di panoramica a sinistra. Con le frecce a sinistra oa destra si ha la possibilità di spostare il calendario in relazione ai mesi oltre che all'anno.

Quali diverse visualizzazioni del calendario possono essere selezionate

Una funzione essenziale e pratica è la possibilità di visualizzare diverse visualizzazioni del calendario.

Vista giorno	Nella vista giornaliera è possibile visualizzare chiaramente la pianificazione della giornata. Hai spazio sufficiente per inserire nuovi appuntamenti o per visualizzare gli appuntamenti con una lunga riga dell'oggetto.
Settimana lavorativa	Se desideri visualizzare solo gli appuntamenti di una settimana lavorativa, seleziona la vista Calendario della settimana lavorativa. Il fine settimana è nascosto. Questa visualizzazione del calendario è particolarmente importante nel campo professionale.
settimana	Nella vista del calendario "Settimana" viene visualizzata una settimana completa dal lunedì alla domenica. Soprattutto quando ci sono molti appuntamenti, i singoli appuntamenti appaiono piccoli, ma sono chiaramente disposti allo stesso tempo.
mese	Una vista mensile è essenziale quando devono essere pianificate intere giornate. Nella vista mensile, gli utenti possono vedere a colpo d'occhio quali giorni sono ancora liberi. Allo stesso tempo, gli appuntamenti dei singoli giorni possono essere spostati con un clic in questa visualizzazione.
Vista di pianificazione	Nella vista di pianificazione puoi vedere gli appuntamenti per un giorno chiaramente organizzati nelle singole caselle di controllo.

Un'altra opzione per personalizzare la visualizzazione nel calendario di Outlook si trova nella voce di menu "Visualizza".

Nel menu "Visualizza", tra l'altro:

• Diverse visualizzazioni del calendario impostate,

• Impostazioni della vista a colori effettuate,

• Anche il colore del calendario è cambiato

• Le scale temporali possono essere regolate.

• È anche possibile definire scorciatoie da tastiera per i colori.

In questo modo, gli appuntamenti possono essere assegnati a colori specifici e categorizzati senza perdite di tempo. Simile alla funzione di rubrica di Outlook, è possibile creare viste di calendario specifiche che sono esattamente su misura per le esigenze personali dell'utente. Due ulteriori consigli per professionalizzare la visualizzazione del calendario in Microsoft Outlook riguardano un'area di lettura allargata e la visualizzazione del navigatore della data. L'attivazione dell'area di lettura è particolarmente rilevante nella pratica per poter visualizzare le informazioni essenziali su un appuntamento.

Nelle impostazioni standard nel navigatore delle date, Microsoft Outlook evidenzia in grassetto tutti i giorni per i quali è stato inserito almeno un appuntamento. Gli utenti che già partecipano a uno o più appuntamenti al giorno possono disattivare il tipo di appuntamenti in grassetto nel menu "Visualizza impostazioni". Questa misura contribuisce a una migliore panoramica. Lo stesso vale per la visualizzazione del mese nel calendario di Outlook 2007. Questo può anche essere regolato nelle impostazioni rimuovendo il testo in grassetto dalle intestazioni.

Gli utenti di Outlook 2007 vedranno un numero diverso di appuntamenti visualizzati nella vista mensile, a seconda delle impostazioni predefinite per il loro livello di dettaglio. Questo può essere facilmente modificato regolando la visualizzazione, utilizzando una dimensione del carattere più piccola o adattando la risoluzione dello schermo. È inoltre possibile impostare correttamente le settimane di calendario in Outlook 2007 con l'assistente per la stampa del calendario prima della stampa. Puoi facilmente scaricare l'assistente per la stampa del calendario.

Consiglio: Puoi stampare un foglio di calendario in qualsiasi momento. Ciò è particolarmente importante per gli appuntamenti quando non si ha accesso a dispositivi mobili elettronici. Puoi sempre stampare un calendario utilizzando le voci di menu " File / Stampa". Inoltre, Microsoft offre uno strumento gratuito che puoi utilizzare per stampare il tuo calendario in modo professionale. Oltre allo strumento, puoi utilizzare in qualsiasi momento la funzione di stampa in Microsoft Outlook per stampare appuntamenti, contatti o e-mail con una firma. È anche possibile stampare un foglio di calendario vuoto in cui è possibile inserire manualmente le voci.

Domande degli utenti a cui è necessario rispondere in dettaglio:

1. Come posso rendere i calendari simili a Outlook 2010 in Outlook 2016?

Gli utenti che hanno lavorato con Outlook 2010 per molti anni e sono confusi dal nuovo look in Outlook 2016 vorrebbero tornare alla vista familiare. Non esiste un pulsante in Microsoft Office o Outlook che ripristina automaticamente tutte le preferenze alla versione 2010. Per questo motivo, gli utenti devono effettuare impostazioni individuali:

Rendi il soggetto nero	Clicca su: Visualizza / Visualizza impostazioni / Formattazione condizionale dei pulsanti / Messaggi non letti / Carattere del pulsante. Di conseguenza, puoi cambiare il colore del soggetto dal blu al solito nero.
Visualizza il nome del mittente nella stessa dimensione del soggetto	Per regolare, passare all'area del menu "Formattazione condizionale“E regola le dimensioni individualmente. In Nome e carattere, seleziona "Più piccolo", poiché non è possibile regolare la dimensione del carattere.
Nascondi la prima riga di un messaggio	Passa a "opinione"E fai clic nel menu" Anteprima messaggio ". Seleziona "Off" nel menu di selezione per nascondere la prima riga del messaggio.
Posiziona la barra di navigazione nell'area di navigazione	Per modificare la visualizzazione, selezionare: Visualizza/finestra cartella/opzioni/navigazione compatta

2. Cosa significa "gratuito" nel calendario di Outlook?

Se crei un nuovo appuntamento in Outlook, puoi classificarlo in vari modi. In Outlook, "gratuito" significa che al momento non sei programmato. Questa informazione è particolarmente importante se utilizzi un calendario con più persone nel team.

3. Come posso visualizzare i giorni festivi in Outlook?

Puoi visualizzare facilmente i giorni festivi in Germania e, in alternativa, da altri paesi nel calendario di Outlook. Per fare ciò, vai alla voce di menu "File" e seleziona la scheda "Calendario" in Opzioni. Si apre un menu di selezione in cui è possibile incorporare le impostazioni globali per il calendario.

Fare clic sul pulsante "Aggiungi festività" e selezionare il paese per il quale si desidera visualizzare le festività nel calendario. Con due clic su "OK" tutte le festività rilevanti vengono visualizzate nel calendario.

È possibile eliminare singole festività dal calendario emettendo prima un elenco nel menu "Visualizza". È quindi possibile eliminare singole voci, ad esempio festività che non sono rilevanti nel proprio stato. È inoltre possibile trovare ulteriori informazioni sulla visualizzazione dei giorni festivi in Outlook nelle pagine della guida di Microsoft. Non è difficile mostrare le festività in Outlook o scegliere diversi paesi per i quali vengono mostrate le festività.

Informazioni: Simile ai giorni festivi, puoi anche importare le vacanze scolastiche del tuo stato o il calendario lunare con fasi lunari in Outlook.

4. Posso rifiutare automaticamente le richieste di appuntamento e riunione?

In molti casi, c'è una marea di richieste di appuntamento, soprattutto nel lavoro di tutti i giorni. Un calendario gestito in modo professionale con elementi di calendario accuratamente completati in Outlook può aiutarti a cancellare automaticamente gli appuntamenti che si sovrappongono agli appuntamenti promessi. Questa utile funzione consente di risparmiare tempo e può essere attivata o disattivata nelle opzioni del calendario. È inoltre possibile utilizzare l'account di posta elettronica nelle impostazioni di Outlook per determinare in quale calendario inserire un nuovo appuntamento.

5. Come posso modificare un appuntamento individuale per un appuntamento di serie?

Nella pratica quotidiana capita che gli appuntamenti di serie, ad esempio le riunioni, debbano essere cambiati una volta. In questo caso, nell'ultima versione di Outlook, non è necessario eliminare e riavviare l'intero appuntamento ricorrente. Non è inoltre necessario informare gli altri partecipanti via e-mail. Per gli appuntamenti ricorrenti, Outlook offre la possibilità di modificare un appuntamento o l'intera serie di appuntamenti.

Nelle versioni precedenti di Outlook dovevi eliminare la serie di appuntamenti, poiché tutti gli appuntamenti, compresi i precedenti, cambiavano quando li cambiavi. Un modo per evitare questo caos di appuntamenti consiste nel dividere una serie di appuntamenti in due serie di eventi. Funziona terminando la vecchia serie e creando una nuova serie. Se desideri chiudere una serie di appuntamenti in anticipo in Outlook 2007 e allo stesso tempo mantenere le eccezioni, puoi farlo modificando il campo dell'oggetto dell'eccezione.

Download aggiuntivo: Con la funzione di appuntamenti in serie nelle versioni precedenti di Outlook, è possibile fissare appuntamenti solo per il primo, il quarto e l'ultimo giorno lavorativo del mese. Se vuoi essere più flessibile e definire appuntamenti ricorrenti per altri giorni lavorativi, questo è possibile combinando le funzioni di Microsoft Outlook e Microsoft Excel. Come puoi sfruttare proficuamente i vantaggi e la combinazione di Outlook ed Excel, il download gratuito "Appuntamento di serie ogni ennesimo giorno lavorativo del mese" ti avvicina.

Nelle versioni più recenti di Outlook hai la possibilità di differenziare maggiormente i giorni della serie. Gli appuntamenti di serie possono essere fissati in determinati giorni e anche nell'ennesimo giorno lavorativo del mese.

Suggerimento per l'assunzione: Gli utenti che desiderano eliminare più serie di appuntamenti contemporaneamente in un unico passaggio non devono modificare manualmente l'intero calendario ed eliminare singolarmente ogni serie di appuntamenti. Usando la parola chiave "Serie di appuntamenti", che puoi inserire nel campo di ricerca di Outlook, vedrai un elenco di tutte le serie di appuntamenti a colpo d'occhio. In questo modo puoi modificarli o eliminarli in tutta tranquillità. È anche possibile eliminare solo gli appuntamenti futuri e lasciare nel calendario l'appuntamento della serie attuale.

Crea nuovi appuntamenti nel calendario: facile e intuitivo

Creare un nuovo appuntamento in Outlook è facile e autoesplicativo. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "Nuovo appuntamento" nel menu delle opzioni "Nuovo" nel calendario.Se si lavora con più calendari contemporaneamente, è essenziale verificare se un nuovo appuntamento è stato salvato nel calendario corretto. Puoi anche progettare una "nuova riunione" o altri elementi, come un'attività o un messaggio di posta elettronica, direttamente dal calendario.

Dopo aver fatto clic sul pulsante "Nuovo appuntamento", si apre una finestra di dialogo in cui è possibile inserire tutte le informazioni importanti e i dettagli di pianificazione.

Tra le altre cose, hai la possibilità di invitare altri partecipanti necessari per l'appuntamento direttamente tramite Outlook.

Nell'area del menu "Opzioni" è possibile impostare la modalità di visualizzazione dell'appuntamento nel calendario. Sotto "Tipo di serie" puoi convertire il nuovo appuntamento in un appuntamento ricorrente che dovrebbe ricominciare ogni settimana o ogni mese, ad esempio. Simile alla rubrica, hai la possibilità nel calendario di Outlook di classificare l'appuntamento a colori o con un nome specifico e di contrassegnarlo come "privato". Inoltre, gli appuntamenti importanti possono essere visualizzati con un alto livello di importanza in modo che non vengano mai dimenticati.

Per l'appuntamento o un incontro fornire sempre:

• Un titolo,

• Definire l'inizio e la fine dell'appuntamento o selezionare "Tutto il giorno" se la riunione richiede un giorno lavorativo e

• Inserisci il luogo dell'appuntamento. Per gli appuntamenti online via Skype o Zoom, troverai spazio sufficiente nello spazio aperto per inserire i dati di accesso per l'incontro. Se Zoom o un altro servizio di videotelefonia e Outlook sono collegati, viene creato automaticamente un appuntamento di Outlook per una riunione Zoom.

• Se crei un appuntamento per più partecipanti, hai la possibilità di richiedere una risposta alla richiesta o escludere il feedback. Se richiedi una conferma di partecipazione, avrai sempre una panoramica di quali partecipanti richiesti hanno accettato o annullato. In generale, ci sono le seguenti opzioni di risposta a una query in Outlook:

  • Richiesta accettata,
  • Accetta richiesta con prenotazione,
  • Richiesta cancellata.

• Lascia che Outlook ti ricordi sempre un appuntamento. Per fare ciò, utilizzare il pulsante "Promemoria" nel menu Opzioni. Per impostazione predefinita, Outlook imposta il valore in modo che sia un promemoria 15 minuti prima di un appuntamento. Il promemoria, che può essere definito un "nodo elettronico", garantisce che non dimenticherai mai un appuntamento. Se hai collegato Outlook a dispositivi finali come smartphone o orologi, riceverai automaticamente un promemoria su più dispositivi contemporaneamente.

Nell'ultimo passaggio, salva il nuovo appuntamento utilizzando il pulsante "Salva e chiudi" Se desideri spostare un appuntamento in un altro giorno, puoi farlo facilmente facendo clic e spostando il mouse. Questa semplicità e facilità d'uso garantisce che puoi mantenere il tuo calendario di Outlook in modo professionale in ogni momento e adattarlo con pochi clic.

Consiglio pratico: Compleanni o anniversari speciali possono essere trasferiti automaticamente dai contatti a Outlook. Questo ha due vantaggi rispetto all'inserimento manuale nel calendario:

1. Hai salvato il compleanno direttamente con il contatto
2. Puoi creare e stampare elenchi di compleanni.

Outlook inoltre trasferisce automaticamente il compleanno al calendario senza che tu debba aggiungere manualmente la voce.

Condividi il tuo calendario in Outlook

Soprattutto in ambito professionale e altrettanto privatamente in famiglia, può essere utile condividere il proprio calendario di Outlook. In questo modo gli appuntamenti possono essere temporaneamente o generalmente condivisi con altri.

Puoi condividere facilmente il tuo calendario di Outlook con pochi clic:

1. Fare clic sul pulsante: “Condividi calendario.

   

2. Seleziona "Aggiungi" e scegli un contatto dalla rubrica con cui desideri condividere il tuo calendario. Chiudi la selezione con "OK".

3. In "Autorizzazioni" puoi quindi impostare i livelli di autorizzazione per il tuo contatto. Ad esempio, se selezioni l'opzione "Può visualizzare tutti i dettagli", il tuo contatto è autorizzato a visualizzare il tuo calendario in dettaglio.Il tuo contatto può modificare gli appuntamenti nel calendario solo quando selezioni "Può modificare". Ad esempio, una segretaria potrebbe avere pieno accesso al calendario in modo che possa essere conservato in modo professionale ed efficace. Infine seleziona "OK" per salvare le modifiche.

4. Il tuo contatto riceverà quindi un link di invito. Può visualizzare o modificare il calendario, a seconda dell'autorizzazione concessa.

Il tuo calendario può essere visto solo dalle persone che hanno ricevuto l'autorizzazione da te. In un ambiente aziendale e quando si lavora con Microsoft Exchange, può essere importante che l'intera organizzazione abbia accesso a un calendario pubblico. In tutti gli altri casi, il proprietario di un calendario specifica personalmente come le altre persone hanno accesso ad appuntamenti ed eventi.

Importante: Se stai lavorando con una versione precedente di Microsoft Outlook e non con un server Exchange, può essere difficile condividere il calendario con persone esterne. In questo caso può essere utile creare il calendario tramite Google o iCloud di Apple. Da Outlook 2003 è anche possibile salvare il calendario come sito web. Nella fase successiva, il calendario deve essere messo online come pagina HTML su Intranet o Internet per essere condiviso.

Crea un nuovo calendario in Microsoft Outlook

Puoi creare nuovi calendari in Microsoft Outlook tutte le volte che vuoi e gestirli fianco a fianco. In questo modo è possibile separare sensibilmente gli appuntamenti professionali, di lavoro e di altro tipo. Puoi creare un nuovo calendario in Outlook facendo clic su "Apri calendario / Crea nuovo calendario vuoto".

Per salvare il calendario, è necessario assegnare un nome univoco nel passaggio successivo. Il tuo nuovo calendario verrà visualizzato insieme a tutti gli altri calendari nel menu del calendario di Microsoft Outlook nell'angolo in basso a sinistra.

Importa calendari: solo pochi passaggi per il successo

Puoi anche importare un calendario pubblico o condiviso utilizzando il pulsante “Apri calendario” Puoi importare calendari da una rubrica, da un elenco di stanze o da Internet e visualizzare o elaborare i dati in esso contenuti. Se desideri aprire un calendario condiviso da un'altra persona, questo è possibile anche in quest'area del menu. Per utilizzare il calendario condiviso, è necessario il nome del calendario. Questo ti verrà inviato via e-mail insieme al percorso di archiviazione quando viene rilasciato. Se il calendario condiviso di un altro utente non può più essere chiuso, puoi utilizzare ulteriori opzioni di impostazione.

Alcuni utenti descrivono un problema che si verifica durante l'importazione dei dati del calendario. Accanto al tuo calendario viene visualizzato un (2). Questo non significa che sia un altro calendario. Piuttosto, notifica all'utente 2 voci del calendario non lette.

Consiglio: Se desideri sovrapporre le visualizzazioni del calendario di più calendari, contrassegna tutti i calendari nel menu di visualizzazione in basso a sinistra in Outlook con un segno di spunta. Outlook ti mostra quindi una vista completa in cui le voci del calendario sono evidenziate in diversi colori. Se si desidera modificare la cronologia per motivi di chiarezza, questo è possibile anche con pochi clic nelle impostazioni di Outlook. È anche possibile modificare una tantum la griglia oraria per un appuntamento con un clic.

Metti insieme due calendari diversi

Tenere troppi calendari diversi non è molto promettente in pratica. Anche se si sovrappongono i calendari nella vista, si verificano ridondanze e voci errate. Se desideri unire più calendari e i relativi appuntamenti in un unico calendario, puoi farlo copiando gli appuntamenti da un calendario all'altro.

Come sincronizzare il calendario di Outlook

Mentre anni fa si lavorava esclusivamente con un personal computer, oggi è scontato inserire e-mail o nuovi appuntamenti utilizzando tutti i terminali esistenti. Tablet, smartphone, un orologio digitale come l'Apple Watch o notebook e assistenti digitali come Siri e Alexa offrono diverse opzioni per salvare gli appuntamenti nel calendario di Outlook e sincronizzarli in frazioni di secondo.

Se utilizzi un account di posta Outlook.com o Outlook sul tuo iPhone, iPad o dispositivo Android, il calendario di Outlook può essere sincronizzato senza problemi. Anche l'uso di un calendario di Google o di un altro organizzatore basato su software in Outlook non presenta problemi, a condizione che vengano migrati correttamente.

Sincronizza il calendario di Outlook con Android

La maggior parte degli utenti di un telefono cellulare o tablet Android utilizza Google Calendar sul proprio dispositivo per impostazione predefinita. Per integrarlo in Outlook, è necessario eseguire i seguenti passaggi:

1. Accedi al tuo account Google online e apri il calendario che desideri integrare con Outlook.

2. In Google vai nell'area del menu "Impostazioni per il mio calendario" e quindi copia il link nella voce "Indirizzo pubblico in formato iCal" negli appunti.

3. Ora apri il menu in Outlook: "Apri calendario / Da Internet".

   

4. Nella finestra di dialogo appena aperta, inserisci il collegamento a Google Calendar.

   

5. Dopo che i dati sono stati trasferiti, gli appuntamenti di Google Calendar e Outlook vengono sincronizzati automaticamente.

Sincronizzare il calendario di Outlook con Apple

Puoi facilmente sincronizzare il tuo calendario iCloud con Outlook sul tuo PC scaricando il programma Windows gratuito iCloud per Windows. Dopo la configurazione, sono disponibili varie opzioni di impostazione.

Se attivi la casella di controllo "Posta, contatti, calendario e attività", il calendario iCloud sarà integrato in Outlook. D'ora in poi lo troverai come voce di calendario separata in Outlook. Vengono trasferiti anche tutti i contatti, le attività e gli appuntamenti precedenti.

Utilizzare l'app Outlook sui dispositivi mobili

Con Android e iOS puoi utilizzare anche le versioni smartphone e tablet di Microsoft Outlook. Le versioni mobile sono disponibili gratuitamente per entrambi i sistemi operativi.

• Link per il download Android
• Scarica il link iOS

Dopo il download, puoi utilizzare Outlook come al solito sul tuo tablet o smartphone. La sincronizzazione dei calendari esistenti funziona tramite la procedura guidata di importazione o direttamente durante la configurazione dell'account e-mail con la procedura guidata di configurazione. Inoltre, è possibile aggiungere manualmente nuovi calendari a Outlook in qualsiasi momento.

Suggerimenti pratici più efficienti per il calendario di Outlook

Attiva i collegamenti AND nella ricerca avanzata utilizzando il registro

Per consentire la ricerca di più termini di ricerca nella funzione di ricerca di Outlook, che include anche il calendario, è necessario apportare modifiche al registro. Questo è essenziale perché Outlook cerca con collegamenti OR per impostazione predefinita. Il registro di Windows è chiamato registro. Memorizza informazioni e impostazioni per Windows e programmi come Outlook.

Maggiori informazioni sui collegamenti AND: come attivare i collegamenti AND nella ricerca avanzata utilizzando il registro

Mostra il calendario sul desktop

Se devi andare veloce e hai bisogno di una presentazione chiara del tuo calendario allo stesso tempo, puoi usare il programma "Non dimenticare" per Outlook. Con l'applicazione software puoi visualizzare i tuoi appuntamenti e le tue attività da Outlook direttamente sul desktop come un calendario.

Un'applicazione alternativa che visualizza anche i tuoi appuntamenti sul desktop senza aprire Outlook è lo strumento gratuito DeskTask di Carthago Software. L'applicazione interroga gli appuntamenti e le attività per i prossimi giorni da Outlook e li visualizza chiaramente sul desktop.Senza avviare Outlook, hai una buona panoramica di tutti gli appuntamenti imminenti.

Archivia il calendario anno per anno

Un archivio di calendari è interessante sia per il lavoro professionale che per quello privato. È possibile conoscere in qualsiasi momento nell'archivio quando si è svolto un appuntamento negli anni precedenti. Ciò è particolarmente importante per richieste importanti da parte di autorità o altre istituzioni. Molti utenti archiviano il loro calendario alla fine dell'anno per impostazione predefinita e utilizzano le seguenti istruzioni per questo.

Suggerimento: usa Outlook "Oggi"

Nel modulo di posta elettronica di Outlook 2007 e 2010 è possibile utilizzare il pulsante "Outlook oggi" per visualizzare gli ultimi messaggi. Per arrivare alla schermata Oggi con un solo clic dal modulo Calendario di Outlook, mostra la barra degli strumenti estesa.

Suggerimento: usa Cleanreminders se Outlook mostra i promemoria due volte

Gli utenti che devono coordinare molti appuntamenti beneficiano dei promemoria di Outlook. In alcuni casi, i promemoria appariranno doppi e tripli in Outlook, il che è fastidioso e può distrarre. Gli utenti di Microsoft Outlook possono correggere immediatamente questo errore con un semplice comando di Windows. L'elenco interno del programma di solito può essere cancellato con il comando "cleanreminders". Di conseguenza, i ricordi duplicati vengono eliminati. Lo stesso vale se Outlook mostra promemoria per appuntamenti passati.

Formatta il calendario secondo le regole DIN

Se Microsoft Outlook non mostra correttamente le settimane di calendario nel calendario, ciò potrebbe essere dovuto a un'impostazione errata. Il calendario è mostrato nella versione USA e non secondo DIN 1355 / ISO 860. È possibile modificare le impostazioni nelle opzioni del calendario in Outlook.

Imposta l'orario di lavoro principale e gli appuntamenti ricorrenti nel calendario di Outlook

Outlook offre un'ampia varietà di funzioni per il lavoro quotidiano. Una funzione pratica è l'impostazione dell'orario di lavoro principale. Allo stesso tempo, un difetto è che puoi impostare solo l'orario di lavoro principale su base settimanale. Nel mondo del lavoro sempre più flessibile, questo non è molto efficace, soprattutto per i liberi professionisti e i dipendenti part-time marginali. Una possibilità per inserire orari di lavoro diversi è offerta dagli appuntamenti in serie che è possibile creare e modificare individualmente. Con questo approccio, è possibile visualizzare l'orario di lavoro effettivo in Outlook senza problemi.

Conclusione: il calendario di Outlook: pianificazione professionale per ogni utente

La funzione calendario di Microsoft Outlook supporta gli utenti in vari modi. Da un lato, il calendario in Outlook colpisce per la sua semplicità nella struttura, chiarezza e facilità d'uso. D'altra parte, gli appuntamenti possono essere ragionevolmente pianificati e visualizzati in diverse visualizzazioni del calendario. Con varie impostazioni e opzioni, è possibile personalizzare il calendario in Outlook e adattarlo alle circostanze personali.

Ci sono funzioni diverse e rilevanti per la pratica nelle funzioni di pianificazione e calendario. del

• Color design degli appuntamenti finiti
• La risposta automatica ai conflitti di programmazione fino a
• Alla tabella delle rappresentazioni

ci sono molti modi per rendere efficiente la vita di tutti i giorni con Microsoft Outlook.

Con le sue funzioni di calendario e la pianificazione professionale delle riunioni, Microsoft Outlook garantisce che il lavoro di squadra sia possibile in qualsiasi momento. In sintesi, la funzione calendario di Microsoft Outlook offre sia agli utenti privati che alle aziende di tutte le dimensioni un'ampia gamma di opzioni per pianificare in modo specifico gli appuntamenti e personalizzare l'accesso a calendari e appuntamenti.

Gli utenti che conoscono i suggerimenti ei trucchi relativi ai menu e alle opzioni di impostazione di Microsoft Outlook possono utilizzare al meglio Outlook e pianificare in modo ottimale i propri appuntamenti. Con Microsoft Outlook è inoltre possibile sincronizzare calendari, impostare serie di appuntamenti e integrare dispositivi mobili. Nell'era della digitalizzazione, Microsoft Outlook garantisce che gli appuntamenti e le attività siano strutturati nel miglior modo possibile in modo da poter lavorare in modo professionale.