Suggerimenti e istruzioni per l'utilizzo della funzione di ricerca di Outlook
Se utilizzi Microsoft Outlook in modo intensivo, innumerevoli e-mail si riuniscono per settimane, mesi o anni e vengono archiviate in varie cartelle e sottocartelle nel programma. Con questo flusso di dati, può capitare di perdere traccia delle cose. In tal caso, documenti e informazioni importanti affondano nelle profondità del disco rigido e non possono essere più ritrovati.
Microsoft Outlook ha un'ampia funzione di ricerca in modo che ciò non accada e, nonostante l'ampio materiale di dati, tutte le informazioni sono accessibili e visualizzate con pochi clic. Ciò rende più facile per gli utenti cercare in modo efficiente e specifico le e-mail e il loro contenuto.
Usa la ricerca istantanea di Outlook
Una funzione essenziale per la ricerca di singole parole chiave o messaggi di posta elettronica è la ricerca istantanea in Outlook, che nella versione corrente di Outlook2022-2023 o Outlook 365 viene sempre visualizzata nella barra delle funzioni superiore.
Il produttore Microsoft ha migliorato la sua funzione di ricerca in Outlook nella primavera 2022-2023 con un aggiornamento delle funzioni e ha incorporato molte nuove opzioni.
Oltre alla nuova posizione globale nella barra degli strumenti in alto, Outlook ti suggerisce:
- Termini di ricerca prima,
- Mostra i migliori risultati e
- Offre varie opzioni di filtro.
Le novità più importanti della funzione di ricerca di Outlook:
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Ricerche suggerite |
Durante l'immissione di un termine di ricerca nel campo di ricerca, Outlook fornisce suggerimenti per le parole chiave adatte |
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Risultati migliori |
I risultati di ricerca più importanti sono ordinati e visualizzati in alto. Questa funzione rende la ricerca più efficiente e veloce |
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Termini di ricerca usati di recente |
Con questa funzione puoi visualizzare e utilizzare i tuoi parametri di ricerca precedenti con un clic |
Puoi richiamare la ricerca istantanea con la combinazione di tasti CTRL + E oppure utilizzare il campo di ricerca globale per inserire i parametri di ricerca desiderati:
Nelle versioni precedenti di Outlook era necessario espandere l'area delle cartelle con l'impostazione “Navigazione compatta”. Funziona bene con il pulsante "Riduci a icona/Espandi".
Dopo aver richiamato la ricerca con CTRL + E o tramite il campo di ricerca, sono disponibili varie opzioni per cercare file, cartelle o parole di ricerca specifiche.
Seleziona diverse fonti per la ricerca: ecco come funziona
La ricerca è preimpostata nella casella di posta corrente, ad esempio il tuo account Exchange. In alternativa, puoi specificare che Outlook non solo memorizzi il termine di ricerca nella casella di posta corrente, ma piuttosto:
- Nella cartella corrente,
- In una casella di posta subordinata,
- In tutte le cassette postali o
- In tutti gli elementi di Outlook, ad esempio anche nel calendario
cerca.
Dopo aver attivato la ricerca istantanea, si aprirà una nuova scheda in Microsoft Outlook. Nella scheda "Cerca" sono disponibili ulteriori opzioni intuitive per limitare la ricerca di un documento o di un termine specifico.
Esempio: Se stai cercando un messaggio di posta elettronica che hai contrassegnato come IMPORTANTE e che aveva uno o più allegati e che si trova nella casella di posta corrente, non devi consentire a Outlook di cercare globalmente in tutti i messaggi, le voci del calendario e le attività. Inserendo i criteri di ricerca, Outlook cerca l'e-mail desiderata in modo più efficace e veloce.
È sufficiente contrassegnare i relativi parametri. Questi vengono quindi mostrati con uno sfondo scuro e visualizzati nel testo nel campo di ricerca. Sotto la scheda puoi vedere tutti i messaggi che sono rilevanti per le impostazioni selezionate e troverai rapidamente quello che stai cercando.
Utilizza gli strumenti di ricerca per ricerche approfondite
Stai cercando un messaggio specifico e non riesci a trovarlo subito, nonostante la funzione di ricerca professionale di Outlook? In questo caso può essere utile includere gli strumenti di ricerca nella scheda "Cerca".
Lì troverai varie altre opzioni per la ricerca di parole chiave o notizie e per restringere la ricerca.
Con la ricerca avanzata è possibile, ad esempio, specificare i campi in cui deve essere interrogato un termine di ricerca. Puoi anche inserire chi era il destinatario o il mittente del messaggio. Puoi anche accedere alle opzioni di Outlook e puoi apportare modifiche fondamentali al modo in cui cerchi in quest'area del menu.
Consiglio: Utilizzando la scheda "Start" e l'area del menu "Cerca", puoi cercare comodamente i contatti nella tua rubrica senza lasciare l'area del concetto per le e-mail. Per fare ciò, inserisci il termine di ricerca pertinente nel campo di ricerca "Cerca persone".
Riepilogo: la funzione di ricerca in Outlook è efficace e orientata all'obiettivo
La funzione di ricerca di Microsoft Outlook ti offre un'ampia gamma di opzioni per la ricerca di cartelle, e-mail o singoli termini di ricerca nella tua casella di posta. Il modo più semplice per aprire la ricerca è utilizzare la combinazione di tasti CTRL + E. A seconda delle tue esigenze, la funzione di ricerca ti offre la possibilità di cercare in dettaglio parole chiave ed e-mail e di specificare destinatari o periodi di tempo specifici.
