Non hai necessariamente bisogno di un software di sincronizzazione se vuoi mantenere aggiornate le tue e-mail su due o più PC. Devi solo stare attento con le impostazioni dell'account e impostare una o due regole con la procedura guidata.
Come sai, puoi utilizzare diversi PC per accedere alla tua casella di posta sul server di posta, ad esempio su GMX o Web.de, e per controllare le tue e-mail. È anche possibile utilizzare diversi programmi di posta elettronica sui computer, oltre a Outlook in ufficio, ad esempio Windows Mail sul PC privato o persino il programma di posta elettronica su un Mac. L'importante è quale posta elettronica mail - Protocollo che usi per controllare la tua posta: POP3 o IMAP.
Con gli account di posta elettronica gratuiti con GMX, Web.de, Google ecc. sei impostato sul protocollo POP3, con i fornitori di servizi di posta elettronica a pagamento spesso hai la possibilità di scegliere tra POP3 e IMAP. POP3 risale all'epoca in cui lo spazio di archiviazione sui server era limitato e quindi prezioso. Questo è il motivo per cui i programmi di posta elettronica come Outlook sono preimpostati in modo tale da eliminare le e-mail dal server non appena le hai recuperate tramite POP3 e salvate sul PC.
In questo modo, puoi recuperare ogni e-mail una sola volta. Tuttavia, questo può essere evitato se si modificano le impostazioni per i propri account di posta elettronica e si indica a Outlook su ciascuno dei propri PC di non eliminare le e-mail dal server di posta dopo che sono state recuperate.
Puoi leggere come farlo nella sezione successiva. Il protocollo IMAP ha il vantaggio che le e-mail rimangono in ogni caso sul server di posta, indipendentemente dalla frequenza con cui vi si accede e dalle impostazioni dell'account in Outlook. Solo quando elimini esplicitamente le e-mail dal server di posta con Outlook, non esistono più lì.
Impedisci la cancellazione delle email da POP3
Se devi (devi) utilizzare POP3 come protocollo di trasmissione, ma vuoi controllare la posta con due o più PC, procedi come segue:
- Richiama il comando EXTRA >> ACCOUNT EMAIL o EXTRA >> IMPOSTAZIONI ACCOUNT in Outlook sul tuo PC (ad esempio in ufficio).
- In Outlook 2003 o versioni precedenti, specificare che si desidera VISUALIZZARE O MODIFICARE GLI ACCOUNT E-MAIL ESISTENTI e fare clic su AVANTI. In Outlook 2007, vai al passaggio 3.
- Seleziona il tuo account e-mail e fai clic su CAMBIA.
- Fare clic su ALTRE IMPOSTAZIONI.
- Nella scheda AVANZATE, abilitare l'opzione LASCIARE TUTTI I MESSAGGI SUL SERVER.
- Affinché la casella di posta sul server di posta non trabocchi, attivare l'opzione RIMUOVI DAL SERVER DOPO … GIORNI e inserire un periodo di tempo adeguato.
- Chiudere la finestra di dialogo e fare clic su AVANTI per tornare alla finestra di dialogo dal passaggio 3.
- Se hai impostato altri account di posta elettronica in Outlook e desideri interrogarli con un altro PC, ripeti i passaggi da 3 a 7 per questi account.
- Al termine, fai clic su FINE.
- Ripetere i passaggi da 1 a 9 sul secondo PC (ad esempio a casa).
Se stai utilizzando Windows Mail o Outlook Express invece di Outlook sul tuo PC a casa, modifica le impostazioni dell'account nel tuo programma di posta elettronica privato come segue:
Chiama il comando EXTRA >> ACCOUNT. Seleziona il tuo account e clicca su PROPRIETÀ. Nella scheda AVANZATE, abilitare l'opzione LASCIARE TUTTI I MESSAGGI SUL SERVER. Immettere il numero di giorni dopo i quali le copie devono essere eliminate dal server.
Copie delle email inviate
Nel modo descritto, ti assicuri di ricevere le e-mail ricevute su entrambi i PC. Se desideri anche copie di tutte le e-mail su entrambi i PC che hai inviato su uno dei due PC, fai inviare una copia di questa e-mail al tuo indirizzo. Puoi automatizzarlo con una regola:
- Apri il modulo di posta elettronica.
- Chiama il comando EXTRA >> REGOLE E NOTIFICHE (Outlook dal 2003) o EXTRA >> ASSISTENTE REGOLE (versioni precedenti di Outlook).
- Nella scheda REGOLE E-MAIL, fare clic su NUOVA REGOLA (o su NUOVA in Outlook prima della versione 2003) e selezionare CREA REGOLA SENZA MODELLO.
- Selezionare VERIFICA MESSAGGI DOPO L'INVIO e fare clic su AVANTI.
- Attiva l'opzione SOLO SU QUESTO COMPUTER nella finestra in alto e clicca su AVANTI.
- Ora accendi nella finestra in alto COPIA QUESTO A UNA PERSONA / LISTA DI DISTRIBUZIONE (Cc).
- Nella finestra in basso cliccare su UNA PERSONA / LISTA DI DISTRIBUZIONE sottolineata in blu. Seleziona il tuo indirizzo email.
- Attiva anche NON APPLICARE ALTRE REGOLE. Fare clic su Fine.
- Chiudi la finestra di dialogo con OK. Outlook continua a creare automaticamente copie di tutti i messaggi inviati nella cartella "Posta inviata". Se vuoi evitare che ciò accada in futuro, chiama il comando EXTRA >> OPZIONI >> OPZIONI E-MAIL e disattiva l'opzione SALVA COPIE DEL MESSAGGIO NELLA CARTELLA "OGGETTI INVIATI".
