Chiunque abbia mai provato a coordinare appuntamenti con più persone sa quante e-mail e chiamate questo può costare, soprattutto se non tutti hanno accesso a un calendario condiviso tramite Exchange. Leggi questo post per scoprire come uscirne
Se hai accesso ai diari di tutti i partecipanti tramite Exchange, non è difficile (a seconda del carico di lavoro) trovare un appuntamento che tutti abbiano tempo. Tuttavia, diventa difficile quando devi trovare un appuntamento congiunto "alla cieca". Allora è prima di tutto: fare proposte di appuntamento, raccogliere i feedback, eventualmente chiarire telefonicamente se un partecipante non può rimandare un appuntamento che è stato programmato altrove, e poi fissare l'appuntamento congiunto. A seconda della versione di Outlook, hai diverse opzioni per inviare le date suggerite:
Invii ai partecipanti una selezione di possibili date via e-mail, ma questo ha senso solo se tutti i partecipanti utilizzano Outlook.
Invii ai partecipanti una selezione di possibili appuntamenti sotto forma di file iCalendar, che possono essere aperti con Outlook e altri programmi di calendario. Ciò è possibile anche con versioni precedenti di Outlook.
Invii un estratto del tuo calendario con il relativo periodo agli altri partecipanti. Possono vedere dove ci sono ancora appuntamenti nel tuo calendario o quali appuntamenti stai proponendo. Poiché i dati vengono scritti direttamente nel testo dell'e-mail e allegati come file iCalender, questa è la variante più "user-friendly", di cui sono felici anche gli utenti che tengono un calendario cartaceo. Tuttavia, questa opzione è disponibile solo da Outlook 2007 in poi.
In alternativa, è disponibile lo strumento per la creazione di appuntamenti basato sul web "Doodle", adatto anche a coloro che rifiutano i calendari elettronici.
Secondo un sondaggio in Svizzera, circa la metà di tutti gli utenti di Internet dispone di un calendario cartaceo, in particolare le donne preferiscono i calendari cartacei. Ovviamente, gli estratti del calendario dai file di Outlook o iCalendar non possono essere importati in un tale calendario "analogico". Un servizio web come www.doodle.com può aiutare qui. In esso crei una tabella con possibili date e invii un collegamento alla tabella a tutti i destinatari. Aprono il link e spuntano tutte le date per le quali hanno tempo. Non appena una delle persone invitate ha inserito le date, riceverai una notifica come parte invitante. Ciò ti consentirà di completare il sondaggio una volta che tutti avranno risposto.
Ora ci sono anche plug-in Doodle per Outlook, Exchange e altri strumenti di calendario. Puoi usarlo per sincronizzare le tue voci in Doodle con il calendario elettronico. Un plug-in aggiuntivo del browser consente l'accesso alla rubrica di Outlook, semplificando l'invio di inviti ai partecipanti.
Invia le date selezionate
La variante più semplice, a condizione che tutti i destinatari utilizzino Outlook: inserisci le date suggerite nel tuo calendario e le invii alle persone che desideri invitare. Gli appuntamenti vengono allegati all'e-mail come file di appuntamenti di Outlook e possono essere trasferiti al calendario dal destinatario facendo doppio clic. Se il mittente ha Outlook 2007 o 2010, può anche inserire i dati dell'appuntamento sotto forma di testo nel messaggio (e/o allegarlo come file Outlook).
- Per prima cosa inserisci le date suggerite nel calendario.
- Apri un nuovo messaggio.
- Inserisci il mittente e l'oggetto.
- In Outlook fino alla versione 2003 fare clic sulla piccola freccia a destra dell'icona della parentesi (inserisci file) e poi su elemento (nel Inserire-Menu non c'è nessun comando elemento). In Outlook 2007 e 2010, fare clic sulla scheda Inserire nel gruppo Bloccare Su Elemento di Outlook.
- Seleziona il calendario.
- In Outlook fino alla versione 2003 c'è solo l'opzione a destra sotto i pulsanti Inserisci come: allegato selezionare. (A cosa serve la seconda opzione? Solo testo che è per lo più in grigio, non siamo riusciti a scoprirlo.) Ciò significa che gli appuntamenti sono allegati come file di calendario di Outlook. Se stai utilizzando Outlook 2007/2010, puoi inserire i dati dell'appuntamento (oggetto, data, ora) utilizzando l'opzione Incolla come: solo testo copiare nel corpo del messaggio.
- clicca su okper chiudere la finestra di dialogo e tornare alla finestra del messaggio.
- Se hai Outlook 2007/2010, puoi allegare gli appuntamenti come file e avere i dati scritti nell'e-mail come testo. Per fare ciò, ripetere i passaggi da 4 a 7 e comporre una volta Incolla come testo normale e una volta Inserisci come: allegato la fine.
- Termina e invia il messaggio.
Invia estratti del calendario con Outlook 2007/2010
Con Outlook 2007 e 2010, non solo i singoli appuntamenti possono essere inviati via e-mail, ma anche gli estratti del calendario, ovvero tutti gli appuntamenti di un periodo selezionato. È possibile specificare esattamente quali dati devono essere trasmessi:
- Apri un nuovo messaggio.
- Inserisci il mittente e l'oggetto.
- Seleziona nella scheda Opzioni il formato HTML - Gli estratti del calendario possono essere inviati solo con posta HTML.
- Fare clic nel campo di testo.
- Apri il registro Inserire e clicca qui sotto Bloccare Su calendario.
- Seleziona il calendario che desideri.
- Entra nel campo Intervallo di date il periodo da prendere in considerazione. Se hai la possibilità qui Specifica la data puoi scegliere liberamente l'ora di inizio e di fine.
- nel campo dettaglio indicare se tutti i dettagli sugli appuntamenti, solo la disponibilità e l'oggetto o solo lo stato (Libero, prenotato, assente rispettivamente. Con prenotazione) dovrebbe essere mostrato.
- Nel campo sottostante puoi stabilire se devono essere comunicati solo gli appuntamenti entro l'orario di lavoro definito nel tuo Outlook.
- Quindi fare clic su Dissolvenza in entrata.
- Qui hai la possibilità di mostrare i dettagli degli appuntamenti contrassegnati come "privati" e di inviare gli allegati degli appuntamenti.
- Specificare infine se gli appuntamenti devono essere visualizzati sotto forma di orari giornalieri o semplicemente come elenco. La visualizzazione dell'elenco è più chiara.
- Chiudi la finestra di dialogo con ok.
- Outlook ora inserisce i dati nel testo del messaggio sotto forma di file iCalendar (estensione ".ICS"), che possono essere letti anche da altri programmi di calendario. Termina e invia il messaggio.
Coordina gli appuntamenti
Il modo in cui valuti le risposte degli invitati per vedere a che ora tutti sono liberi dipende dalle tue preferenze e dal numero di invitati - e ovviamente anche dalla forma in cui ritornano le risposte:
- Se la maggior parte delle risposte contiene file di Outlook o iCalendar, ti consigliamo di inserirle in un secondo calendario di Outlook, ad es. B. Si chiama "Pianificazione" e si apre a questo scopo accanto al calendario vero e proprio.
- Se ci sono più di cinque invitati e diverse date suggerite, la soluzione Outlook diventa confusa. Allora è meglio creare un foglio Excel: i nomi dei partecipanti in orizzontale, le date suggerite in verticale (o viceversa, se ci sono più appuntamenti dei partecipanti). Nelle celle, segna quale persona potrebbe partecipare a quale appuntamento.
Invia appuntamenti confermati
Non appena avrete deciso un appuntamento, informate gli altri partecipanti. Si consiglia di inviare l'appuntamento ai partecipanti sotto forma di file iCalendar. Puoi trasferirlo sul tuo calendario facendo doppio clic sul file ICS. Inoltre, scrivi i dati dell'appuntamento nella e-mail per quelle persone che non hanno un calendario elettronico.
Ovviamente potresti inviare l'appuntamento sotto forma di richiesta di incontro. Ma solo gli utenti di Outook possono farci qualcosa. Inoltre, alcuni destinatari sono un po' strani se ricevono un'e-mail con le opzioni "Accetta", "Con riserva", "Rifiuta" e "Suggerisci un'altra volta", anche se hai già accettato.
Per inciso, questo non funziona solo nelle versioni più recenti di Outlook, ma già in Outlook 2000.
Puoi creare un file iCalendar come segue:
- Apri la voce dell'appuntamento.
- Chiama il comando File → Salva con nome Su.
- Seleziona come tipo di file Formato iCalendar (* .ics).
- Assicurati di avere l'opzione Salva l'appuntamento attuale è selezionato (in Outlook 2007/2010).
- Inserisci un nome file e scegli la posizione.
- Salva il file.
- Includi il file ICS come allegato nell'e-mail che invii ai partecipanti.
