Nelle aziende che dispongono di un server Exchange, è facile condividere il proprio calendario con un collega. Tuttavia, non hai necessariamente bisogno di Exchange: Outlook 2003 e 2007 hanno la possibilità di visualizzare il calendario o gli estratti
Sia Outlook 2003 che Outlook 2007 offrono la possibilità di salvare il calendario come sito Web e quindi di mettere in linea questa pagina HTML sull'intranet o su Internet o salvarla in una cartella condivisa in rete. Un calendario salvato come sito Web presenta due svantaggi:
- Il calendario condiviso può essere visualizzato ma non modificato da chiunque vi abbia accesso.
- Le modifiche al calendario di Outlook non vengono trasferite automaticamente al sito web. Dopo importanti modifiche devi salvare nuovamente il calendario in formato HTML e metterlo online.
Almeno per il secondo punto c'è un rimedio in Outlook 2007. Puoi anche pubblicare il calendario su un server WebDAV o su Microsoft Online e attivare un aggiornamento automatico per questo.
Salva il calendario come sito web
In Outlook 2003 e 2007 procedere come segue:
- Apri il calendario.
- Chiamata File ⇒ Salva come sito web Su.
- Inserisci il periodo di tempo da salvare sul sito web.
- Se, oltre all'oggetto di ogni appuntamento, le note inserite per esso dovessero essere visibili anche nel calendario web, attiva l'opzione Includi i dettagli dell'appuntamento un.
- Se vuoi usare un'immagine come sfondo, cambia Usa grafica di sfondo e selezionare l'immagine.
- Inserisci il Titolo del calendario che dovrebbe apparire all'inizio della pagina del calendario.
- Inserisci la posizione del file del calendario e il suo nome con l'estensione .HTM un. Oltre al file HTML, Outlook memorizza una serie di altri file (immagini e altri file HTML per i dettagli). Si consiglia quindi di impostare una cartella separata per i file in modo che i file con lo stesso nome non vengano sovrascritti accidentalmente.
- In modo che il calendario venga mostrato immediatamente nel tuo browser web, cambia Apri il sito web salvato nel browser un.
- clicca su Risparmia sul computer.
- In Outlook 2007 viene visualizzato un avviso di sicurezza che indica che la posizione potrebbe non essere sicura. Conferma con sìche vuoi continuare.
- Apparirà ora una domanda di sicurezza (dal tuo browser web). Conferma qui con Aprireche si desidera visualizzare il file.
- Se il calendario deve essere archiviato su un server Web, utilizzare un programma FTP, ad esempio, per copiare tutti i file dalla cartella al server Web.
Condividi il tuo calendario su Microsoft Office Online
Se ti registri a Microsoft Office Online con il tuo Windows Live ID, puoi mettere il tuo calendario online e renderlo disponibile in generale o solo a persone selezionate. La registrazione a Microsoft Office Online è gratuita.
Per accedere a Microsoft Office Online e condividere un calendario online, procedi come segue:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario nella barra di navigazione.
- Chiama il comando Pubblica su Internet poi Pubblica su Office Online Su.
- Se non hai ancora effettuato l'accesso, fai clic su Registrati.
- Inserisci il Indirizzo email e il parola d'ordine per il tuo account Windows Live ID e fai clic su Registrati e poi su Completare.
- Entra sotto Periodo di tempo quale sezione del tuo calendario desideri pubblicare.
- nel campo dettaglio Specificare se devono essere visualizzati solo la disponibilità, la disponibilità e l'oggetto degli appuntamenti o tutti i dettagli dell'appuntamento (senza file allegati).
- Sotto permessi Specifica se solo gli utenti che hai invitato o tutti devono avere accesso al tuo calendario.
- clicca su Esteso.
- Determina se gli aggiornamenti devono essere caricati automaticamente a intervalli prestabiliti o solo se avvii il caricamento manualmente.
- L'opzione Frequenza di aggiornamento lasciare acceso.
- Fare clic due volte okper caricare il calendario ora.
- Outlook offre quindi di inviare inviti di condivisione alle persone che dovrebbero avere accesso (a meno che tu non abbia attivato l'accesso generale). Clicca qui su sì.
- Outlook ora apre una finestra di messaggio che contiene già un collegamento al calendario. Inserisci qui gli indirizzi delle persone che dovrebbero ricevere l'approvazione. Scrivi un breve messaggio e invia l'invito.
I destinatari degli inviti indicano quindi di voler aprire il calendario, che è online in formato ICS, con il proprio Outlook. Hai quindi la possibilità di inserire il calendario Internet in Outlook e di iscriverti agli aggiornamenti.
Modificare le impostazioni del calendario per Office Online
Se desideri modificare le impostazioni del calendario o della pubblicazione in un secondo momento, procedi come segue:
- In Outlook 2007, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario.
- Chiama il comando Pubblica su Internet poi Modifica le opzioni per la pubblicazione Su.
- Apportare le modifiche desiderate e fare clic su ok.
- Outlook ora trasferisce le modifiche al sito web. Viene quindi visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile inviare inviti da condividere ad altre persone. Clicca qui su sì rispettivamente. no e procedere come sopra descritto.
Gestire le condivisioni
Se desideri condividere il calendario Internet con altre persone, procedi come segue:
- Fare clic con il tasto destro sul calendario.
- Chiama il comando Pubblica su Internet poi Condividi il calendario pubblicato Su.
- Ora puoi (a partire dal passaggio 12 sopra) inviare un invito ad altre persone via e-mail con il collegamento al calendario Internet.
Se vuoi annullare la liberatoria per le singole persone procedi come segue:
- Fare clic con il tasto destro sul calendario.
- Chiama il comando Pubblica su Internet poi Modificare i permessi di condivisione Su.
- Seleziona le persone a cui vuoi revocare l'autorizzazione e fai clic su RIMOSSO. Chiudi la finestra di dialogo con ok.
Rimuovi nuovamente il calendario da Office Online
Per portare nuovamente offline il tuo calendario:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario in Outlook.
- Chiama il comando Pubblica su Internet poi Rimuovi dal server Su.
- Conferma con sì.
