Compatibilità con le parole: 4 suggerimenti e trucchi

Lo fai se le versioni di Office sono incompatibili

Pratici programmi per computer hanno notevolmente semplificato il mondo digitale del lavoro così come la vita privata. Soprattutto il programma di elaborazione testi Microsoft Word. L'ulteriore sviluppo regolare di questo software non porta solo nuove funzioni pratiche, ma spesso anche problemi di compatibilità. Ma cosa sono e come puoi incontrarli?

1. Compatibilità della versione di Word: cosa significa?

La società di software Microsoft rilascia a intervalli regolari nuovi pacchetti Office. Si tratta di una raccolta di software comunemente utilizzati in ufficio. È possibile ottenere le licenze per utilizzare l'ultima versione acquistando le versioni aggiornate. Per impostazione predefinita, tale pacchetto include il programma di elaborazione testi Word, il software di presentazione PowerPoint e il programma per fogli di calcolo Excel.

Dalla versione originale di Word 2000, Microsoft ha rilasciato Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 e 2022-2023. Le innovazioni significano che la gestione è ogni volta più facile, anche se con dettagli diversi. Un altro importante cambiamento riguarda la conversione del formato file da Word 2003 a Word 2007 in un formato file basato su XML. XML sta per "Extensible Markup Language" - in tedesco significa qualcosa come "linguaggio espandibile leggibile dalla macchina per la produzione di testo". In altre parole: è un linguaggio che sia Word che il tuo PC comprendono.

Tali modifiche non significano solo un cambiamento per l'utente, ma comportano anche problemi di compatibilità con Word. Ma cosa succede esattamente quando apri un file Word obsoleto o più recente e come possono essere risolti i problemi?

2. Cosa succede quando apro versioni incompatibili di Word?

Esistono due motivi per cui il file Word da aprire non è compatibile con la versione di Office installata sul PC: o stai utilizzando una versione precedente di Word sul tuo PC o il documento ricevuto è stato creato in una versione precedente. I problemi risultanti sono sempre comparabili.

Se stai utilizzando una versione precedente, probabilmente avrai difficoltà ad aprire il file e alcune funzionalità verranno visualizzate in modo errato o non verranno visualizzate affatto. D'altra parte, se stai utilizzando una versione di Word più recente rispetto all'autore del documento Word, le modifiche apportate, con la versione più recente di Word, potrebbero non essere visualizzate o visualizzate in modo errato.

Se hai intenzione di scambiare documenti con colleghi o amici, ti consigliamo di salvarli in un formato file compatibile o di lavorare in modalità compatibilità. Ciò significa che il documento Word viene salvato in un formato tale da poter essere aperto da diverse versioni del programma senza problemi.

Problema con i formati di file: DOC o DOCX?

I più problematici sono i documenti Word più recenti che dovrebbero essere aperti con le versioni precedenti del programma Word 2000, Word XP o 2003. Perché tutte le versioni precedenti al 2003 vengono salvate in un formato di file ottimizzato. Invece di un file con estensione .doc, Word 2007, 2010, 2016 e 2022-2023 creano file che terminano con .docx.

Dietro questo c'è un cambiamento nel modo in cui viene salvato un file di testo. Un file .docx salva immagini e testo, tra le altre cose, sotto forma di dati XML e poi li comprime, in modo simile a una cartella ZIP.

Word decomprime il contenuto solo quando si aprono tali documenti. Ciò significa che è necessario meno spazio di archiviazione e l'invio tramite e-mail, ad esempio, è più semplice. Tuttavia, se hai una versione precedente di Word installata sul tuo computer, non sarai in grado di aprire questo nuovo formato e di conseguenza non potrai accedere al contenuto del testo e dell'immagine.

Diverse funzionalità e formattazione: cosa si aggiunge, cosa si perde?

Inoltre, le diverse versioni di Word differiscono in termini di funzionalità e stili. Ad esempio, da Word 2010 sono stati estesi formati di numerazione e dal 2016 gli utenti sono stati in grado di contrassegnare i commenti nel documento come completati.

Se stai usando una versione precedente, le incompatibilità non possono essere evitate. Il tuo programma Word interpreta erroneamente alcuni elementi come i caratteri e potrebbe non visualizzarli affatto. Di seguito è riportata una panoramica dell'ulteriore sviluppo delle funzionalità in Word dal 1997:

caratteristica	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
formule
Caratteri maggiori e minori
Formati di numerazione estesi
I commenti possono essere contrassegnati come completati
Guarda le modifiche apportate dai coautori in tempo reale

Questa è solo una parte delle funzioni che sono state aggiunte di generazione in generazione a Office. Office2022-2023 ha molte altre impostazioni che consentono una maggiore accessibilità, ad esempio.

Tuttavia, non solo sono state aggiunte opzioni, ma sono stati persi anche elementi delle versioni precedenti. Se vuoi continuare ad accedere alle vecchie funzionalità e abituarti gradualmente alle nuove versioni di Office, vale la pena ricorrere a particolari accorgimenti con i quali puoi evitare fastidiose finestre di dialogo di installazione.

3. Come faccio a conoscere la compatibilità del mio documento con altri?

Per garantire la compatibilità di un documento con altre versioni di Microsoft Office durante la scrittura di un testo, si consiglia un controllo di compatibilità. Soprattutto, ottieni informazioni sul supporto delle funzionalità utilizzate nelle versioni precedenti:

Si verifica la compatibilità con i seguenti quattro passaggi:

Fare clic sulla scheda "File" e selezionare il pulsante "Informazioni".

Seleziona "Verifica problemi".

Seleziona "Verifica compatibilità" nel menu a discesa e, se necessario, cerca la versione di Office corrispondente in "Seleziona la versione da visualizzare".

I problemi di compatibilità esistenti sono elencati nella finestra "Riepilogo".

Se ti vengono mostrate incompatibilità qui, hai la possibilità di sostituire le funzionalità corrispondenti con quelle che vengono visualizzate anche nelle versioni precedenti. Per sicurezza, ripeti il test finché non ottieni il risultato desiderato.

4. Qual è la soluzione se le versioni di Office sono incompatibili?

Oltre alla possibilità di correggere le singole incompatibilità, esistono anche soluzioni più eleganti per i file Word compatibili. Anche durante la creazione di documenti, puoi prestare attenzione alla compatibilità con le versioni precedenti. Tuttavia, a volte è necessario scaricare un programma aggiuntivo.

Pacchetto di compatibilità per Microsoft Office 2000, XP e 2003

Per gli utenti di Microsoft Office 2000, XP o 2003 è necessario il cosiddetto "Compatibility Pack". Come già accennato, ci sono stati diversi formati di file da Word 2007. Per aprire file .docx con versioni precedenti di Office è necessario un pacchetto supplementare.

Esistono convertitori simili che consentono di aprire vecchi file di Works in Word. In termini di funzionalità, tali applicazioni di conversione sono molto simili. Importi un file di testo e lo ottieni nel formato di destinazione. Mentre l'apertura di file di testo .docx con il "Pacchetto di compatibilità" funziona in modo affidabile, la grafica e il testo dei file .docx a volte vengono visualizzati in modo errato. Ciò si verifica anche quando si salva e si modifica un file di testo .doc in Word 2007 o versioni successive.

Archiviazione mirata nel formato corretto: ecco come funziona

Con il “Compatibility Pack” hai un convertitore che ti permette di accedere ai documenti .docx. Al contrario, se stai utilizzando una versione più recente di Word, potresti avere problemi ad accedere ai file .doc. Un file .doc può essere salvato in formato .docx con pochi clic:

Fare clic sulla scheda File.

Seleziona "Salva con nome".

Seleziona .docx invece di .doc file dal menu a discesa.

Fare clic sul pulsante "Salva".

Crea documenti Word per versioni precedenti

Se invece non sei un coautore, ma crei un documento Word e poi lo condividi con utenti di versioni software precedenti al 2007, hai la possibilità di stabilire la compatibilità prima di inviarlo. Puoi farlo selezionando "Word 97-2003" durante il salvataggio. Procedere come segue passo dopo passo:

1. Vai su "File" nella barra delle applicazioni.

2. Fare clic su Salva con nome".

   

3. Scegli "Word 97-2003" invece di .docx.

   

4. Conferma l'inserimento cliccando su "Salva".

Non solo puoi scegliere tra i due formati di file descritti, ma puoi anche scegliere tra:

• Documento Word (.docx)
• Documento XML di Word (.xml)
• Documento XPS (.xps)
• Documento Word 97-2003 (.doc)
• Estensione file in Microsoft Word (.docm)

Ciò consente di determinare manualmente in quale formato di file salvare e condividere un documento di testo in Word.

La modalità di compatibilità: Word si occupa della regolazione delle funzionalità per te

Tuttavia, Word dispone anche della modalità di compatibilità. Questa modalità garantisce automaticamente la compatibilità all'apertura di documenti creati in versioni precedenti di Word. Perché in modalità compatibilità nessuna delle funzionalità estese e ottimizzate è disponibile durante la modifica nella nuova versione di Office.

Le persone che lavorano insieme su un documento ma utilizzano versioni di Office diverse hanno quindi accesso solo alle funzioni disponibili anche con la versione più vecchia coinvolta. Il formato rimane invariato anche quando si modifica un documento Word con una generazione diversa di Office.

La modalità di compatibilità viene solitamente mostrata nella barra del titolo a destra del titolo del documento. Una volta attivato, non devi preoccuparti se il tuo file Word sarà ancora compatibile con le versioni dei coautori dopo la modifica. Word coordinerà le varie versioni di Word per te.

Conclusione: affrontare i problemi di compatibilità con le giuste conoscenze di base

Con Microsoft Word non è solo utile sapere come personalizzare Word, proteggere i propri documenti o attivare i componenti aggiuntivi di Word. La compatibilità delle versioni di Word può anche essere un ostacolo che si può superare con un'adeguata conoscenza dei passaggi pratici.

Ciò semplifica lo scambio di dati con colleghi e amici che utilizzano versioni di Office diverse. Oltre alla modalità di compatibilità, puoi anche utilizzare le opzioni di impostazione manuale in Word per gestire in modo indipendente le funzionalità e i formati di file utilizzati.

Domande e risposte

Che cos'è un problema di compatibilità in Word?

Quando le persone, siano esse di lavoro o private, lavorano insieme su un documento di testo ma non utilizzano la stessa versione di Microsoft Word, sorgono problemi con l'apertura dei file e con la visualizzazione appropriata dei file. Le versioni di Word sono:

• Parola 2000
• Parola XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 e 2022-2023

Qual è la differenza tra i file .doc e .docx in Word?

Da Word 2007, i file di testo non vengono più salvati con l'abbreviazione .doc, ma con l'estensione .docx. Dietro questo c'è un modo più compresso e quindi più salvaspazio di memorizzare le informazioni. Il termine tecnico è formato di file.

Come risolvete i problemi di compatibilità?

Se i file di Word sono incompatibili, questo può essere risolto manualmente utilizzando varie opzioni per il salvataggio dei formati. Oppure puoi lasciare la gestione dei problemi di visualizzazione e l'accesso ai file alla modalità di compatibilità automatica di Word.

Come funziona la modalità di compatibilità?

La modalità di compatibilità di Word disattiva tutte le funzioni che non erano disponibili nelle versioni precedenti. Ciò significa che gli utenti hanno accesso a un file Word, incluse tutte le revisioni, indipendentemente dalla generazione di Office utilizzata. Anche i modelli di stile vengono conservati e visualizzati correttamente.