I vantaggi di convertire Word in PDF
Chiunque condivida file Word con terze parti tramite e-mail o altri canali noterà che i file sono spesso troppo grandi per essere inviati o non possono essere aperti dal destinatario per motivi di compatibilità. Per evitare questi e altri problemi, i file Word possono essere salvati come PDF. Questo può essere fatto rapidamente e gratuitamente utilizzando Microsoft Word.
Cosa rende speciale il formato PDF?
L'abbreviazione "PDF" sta per il termine inglese "Portable Document Format". PDF è un formato di file multipiattaforma. Ciò significa che sia gli utenti Mac che quelli PC Windows possono aprire facilmente documenti PDF.
Non importa se il PC ha una licenza Microsoft o meno. I PDF possono essere aperti utilizzando vari programmi gratuiti. Questo è proprio il vantaggio principale di questo formato di file rispetto a un classico file Word. E i PDF hanno altre caratteristiche speciali: da un lato, un documento in formato PDF non può essere modificato. D'altra parte, il Portable Document Format occupa meno spazio di archiviazione rispetto a un classico file di testo o immagine.
Per evitare problemi di compatibilità, Microsoft consente di salvare qualsiasi file Word come PDF. Puoi convertirlo in un file PDF salvaspazio e non modificabile in pochi semplici passaggi.
Vantaggi durante l'invio: invio di contenuti in modo sicuro e compatto
La conversione da Word a PDF è particolarmente auspicabile quando un documento Word viene inviato tramite e-mail o tramite un servizio di messaggistica. In formato PDF, la tua scrittura non può essere modificata, intenzionalmente o meno. Soprattutto se si invia un documento per motivi professionali per informare i partner contrattuali, vale la pena creare file PDF con segnalibri. Assicurano che il destinatario possa aprire il documento e leggerlo al passaggio assegnato.
Un punto culminante speciale: Con Word puoi inviare automaticamente file di testo come file PDF. Non devi convertire o convertire il file, né uscire da Word. Con pochi clic, si aprirà una finestra di posta elettronica da Word. Il file nel nuovo formato PDF viene allegato automaticamente. I file di questo tipo di formato non solo sono protetti contro la modifica, ma risparmiano anche spazio di archiviazione. Ciò è particolarmente utile quando si inviano file di grandi dimensioni.
Rimedio per incompatibilità di hardware o software
Salvando un documento come PDF, elimini abilmente i problemi con software o hardware incompatibili. Mentre i file Word possono essere aperti solo se è installato il pacchetto Office a pagamento, i PDF possono essere aperti da qualsiasi PC con software principalmente gratuito. Spesso, tali lettori PDF sono già installati per impostazione predefinita.
Vale la pena saperlo: Non solo aprirai il tuo vecchio file Word senza problemi. Anche la presentazione dei contenuti è affidabile. Il testo e le immagini in un PDF vengono sempre visualizzati fedeli all'originale, anche se il file viene decompresso su un tablet PC o un telefono cellulare.
Come salvare un file Word come PDF - una guida
Ci sono varie opzioni per convertire un file di testo Word in un documento PDF. La generazione di Office decide quale utilizzare.
Pratico componente aggiuntivo per Word 2007
Per salvare un file di testo direttamente come PDF in Office 2007, è necessaria un'estensione. Questo è chiamato un componente aggiuntivo in inglese e può essere installato gratuitamente in Windows 2007. Prima di ciò, Windows utilizzava il proprio tipo di archiviazione multipiattaforma: i file con l'estensione "XPS" sono, come i file PDF, un formato di stampa indipendente da Windows. Tuttavia, poiché sempre più utenti di Office hanno richiesto l'opzione della stampa PDF come standard, Microsoft ha implementato la funzione per tutte le generazioni successive.
Conversione da Word a PDF da Word 2010
Da Word 2010, i file di testo di Word possono essere convertiti rapidamente e comodamente in file PDF. Puoi salvare un documento Word come PDF seguendo questi passaggi:
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Apri il file che desideri salvare come PDF.
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Fare clic su "File" e selezionare l'opzione "Salva con nome" dal menu a discesa.
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Fare clic sulla freccia accanto al tipo di file corrente (documento Word .docx).
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Cambia il tipo di file in PDF con estensione .pdf.
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Se necessario, modificare il nome del documento.
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Fare clic su "Salva".
Tornerai automaticamente al tuo documento Word originale. Troverai il file PDF appena creato nella stessa cartella e con lo stesso nome.
Stampa documenti Word come PDF e ottieni più funzioni
Un altro modo è stampare come PDF. Non stai usando una vera stampante qui, né stai producendo un prodotto stampato. L'impostazione "Stampa come PDF" crea solo un PDF. Per fare ciò, procedere come segue:
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Apri il documento di destinazione che desideri stampare come PDF.
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Fare clic su "File" e selezionare "Stampa" dal menu a sinistra.
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Modificare le impostazioni in "Stampante" in "Microsoft Print to PDF".
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Se necessario, apportare modifiche all'interno del pulsante "Impostazioni" o in "Imposta pagina".
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Fare clic sul pulsante "Stampa" in alto a sinistra.
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Nella nuova finestra di dialogo, seleziona il nome del file e la posizione di archiviazione del PDF e conferma con "Salva".
Ma qual è la differenza tra "Salva come PDF" e "Stampa come PDF"? Se stampi un documento come PDF, puoi, a differenza del semplice salvataggio, effettuare impostazioni estese: ad esempio, puoi stampare solo determinate aree della pagina, modificare la larghezza dei margini o impostare la stampa fronte/retro o la stampa a colori. Sotto "Imposta pagina" troverai ulteriori opzioni di stampa.
Consiglio: In particolare, se si intende realizzare un volantino o qualcosa di simile con Adobe, è consigliabile utilizzare la stampante. Qui puoi impostare una qualità più alta in modo che il PDF possa funzionare senza problemi anche come grafica finale per un prodotto stampato.
Tramite "Stampa come PDF" è possibile configurare una stampante PDF a pagamento, come la stampante Adobe PDF, oltre all'impostazione standard. Ciò consente quindi la stampa con una risoluzione migliore o contiene ulteriori opzioni individuali.
Salva i file Word come PDF e condividi i contenuti senza rischi
Word offre una moltitudine di funzioni relative alla progettazione del testo. Garantisci chiarezza e professionalità con un sommario, data o numeri di pagina nell'intestazione e nel piè di pagina. Con le macro, le funzioni di campo, i modelli e le funzioni "Revisiona" o "Imposta", puoi rendere i tuoi documenti più uniformi e professionali. Inoltre, garantisci una migliore qualità del testo da un lato inserendo citazioni o collegamenti ipertestuali e dall'altro con le funzioni di traduzione o ricerca e sostituzione in Word.
Salvando i file Word come PDF, non solo eviti problemi di apertura o visualizzazione con altri software o hardware. È inoltre possibile evitare modifiche indesiderate ai documenti condivisi. La condivisione di PDF è anche più sicura e occupa molto meno spazio di archiviazione.
FAQ
Come posso salvare documenti Word come PDF?
Esistono due modi per salvare un documento Word come PDF. Vai su "Start" su "Salva con nome" e cambia il formato del file in "PDF" oppure puoi stampare il file come PDF. La stampa come file PDF consente di effettuare ampie impostazioni aggiuntive e di adattare la posizione di archiviazione o il nome del file.
A che serve salvare un documento Word come PDF?
A differenza del file Word, un PDF può essere aperto e visualizzato senza errori, indipendentemente dal software o dall'hardware utilizzato. Inoltre, il tuo testo come PDF è al sicuro da modifiche intenzionali e non intenzionali da parte del destinatario. Inoltre, i PDF occupano meno spazio di archiviazione rispetto ai file Word quando vengono inviati.