Formattazione condizionale in Excel: istruzioni e utilizzo

Usa queste istruzioni per creare una varietà di formati

La formattazione condizionale in Microsoft Excel è uno strumento utile per rendere più evidenti tabelle, report o celle, evidenziare un'area o più colonne, analizzare dati, chiarire differenze o identificare tendenze. A tale scopo vengono utilizzate barre dati, set di simboli o scale colorate. A seconda delle condizioni specificate, la visualizzazione delle celle viene modificata o l'intervallo di celle viene formattato. Puoi creare il tuo per le numerose condizioni integrate.

La formattazione condizionale ha senso e ti aiuta

La formattazione condizionale in Excel può essere applicata in molti modi, sia che si tratti di una tabella Excel, di un intervallo specifico di celle o di un rapporto di tabella pivot. Sono disponibili varie azioni e modelli di formato. Il vantaggio decisivo per gli utenti di Excel è che valori o risultati speciali possono essere evidenziati mediante codifica a colori. Se un valore cambia, la formattazione viene adattata automaticamente, a seconda delle condizioni.

Informazioni: La tabella pivot ("Pivot Table") è una tabella speciale con la quale è possibile calcolare, riassumere e analizzare una grande quantità di dati. Inoltre, è possibile effettuare rapidamente confronti e identificare le tendenze nei dati dell'esame.

Formattazione condizionale con regole esistenti per numeri, contenuto di testo o date

Se formatti con un operatore di confronto, le celle possono essere trovate più facilmente. Puoi rendere i valori più visibili, ad esempio più grandi o più piccoli di un valore definito o determinati valori che si trovano tra un limite superiore e inferiore. Ciò significa che i dati desiderati o ricercati vengono visualizzati a colori. La formattazione rapida o la formattazione avanzata sono disponibili per la modifica. Con la formattazione estesa puoi lavorare con le formule, ad esempio per contrassegnare automaticamente una colonna di Excel a colori.

Esempi:

• Un addetto al magazzino vorrebbe evidenziare tutte le scorte inferiori a 15 pezzi con uno sfondo colorato.
• Tutte le città con più di 150.000 abitanti devono essere contrassegnate in una tabella.
• Un'azienda manifatturiera desidera evidenziare in rosso tutti i prodotti fabbricati tra il 1° gennaio 2022-2023 e il 31 gennaio 2022-2023.

Formattazione veloce:

Selezione di una o più celle.

Fare clic su "Avvia" nella scheda.

Vai alla freccia accanto al pulsante "Formattazione condizionale" in "Stile".

Fare clic su "Regole per evidenziare le celle".

Selezionare il comando desiderato, ad es. B. maggiore di, minore di, tra, data ecc.

Inserisci i valori e seleziona il formato.

Formattazione estesa:

1. Seleziona una o più celle in una tabella o in un rapporto di tabella pivot.

2. Vai alla scheda "Home", nel gruppo Stili, fai clic sulla freccia accanto a "Formattazione condizionale".

3. Fare clic su "Gestisci regole": viene visualizzata la finestra di dialogo "Gestione regole di formattazione condizionale".

4. Seleziona azione:

   • Fare clic su "Nuova regola": viene visualizzata la finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione".
   • Per modificare un formato, assicurati che sia selezionato il foglio di lavoro o la tabella corretti nella casella di riepilogo "Mostra regola di formattazione per".
   • Nel campo "Si applica a", vai a "Comprimi finestra di dialogo"; quindi seleziona il nuovo intervallo di celle nel foglio di lavoro.
   • Fare clic sul pulsante "Espandi finestra di dialogo".
   • Selezionare la regola e fare clic su "Modifica regola": viene visualizzata la finestra di dialogo "Modifica regola di formattazione".

5. Per modificare l'intervallo per i campi nell'area del valore "Applica regola a" di un rapporto di tabella pivot, procedi come segue:

   • Selezione: Fare clic su "Solo queste celle"
   • Campo corrispondente: Fare clic su "Tutte le celle con gli stessi campi"
   • Campo valore: Fare clic su "Tutte le celle"

6. In "Seleziona tipo di regola" fai clic su "Formatta solo le celle che contengono"

Ora puoi eseguire azioni in "Modifica descrizione regola" nel campo elenco "Formatta celle solo con":

Formato per numero, data o ora:

Per fare ciò, seleziona un valore di cella e un operatore di confronto e inserisci il numero, la data o l'ora. esempio: per "Tra", inserisci 300 e 500 o seleziona "Uguale a" e inserisci una data.

È possibile utilizzare una formula per recuperare un numero, una data o un valore dell'ora.

Formato per testo:

Selezionare "Testo specifico" e "Operatore relazionale".

Inserisci il testo, ad es. B. su "contiene" la parola "oro" o su "inizia con" un prefisso che si desidera ricercare.

È possibile immettere un massimo di 255 caratteri.

I valori possono essere restituiti utilizzando le formule. Per fare ciò, la formula deve iniziare con (=). Le formule non valide non sono formattate. Si consiglia di testare prima la formula per gli errori.

Formato per data:

• Seleziona la data e la data di confronto, ad es. B. Ieri, la prossima settimana o questo mese

Quindi: Per specificare un formato, fare clic su "Formato", viene visualizzata la finestra di dialogo "Formato celle". Selezionare il formato del numero, il formato di riempimento, la cornice o il carattere desiderati, fare clic su "OK".

È possibile scegliere più formati. Puoi vedere quali formati sono stati selezionati nel campo "Anteprima".

Formattazione condizionale con database, combinazioni di colori e set di simboli

Contenuti e valori nelle celle possono essere aggiornati visivamente con database, scale di colori o set di simboli e resi più attraenti e chiari. Se i valori in un intervallo di celle devono essere confrontati tra loro, questo è più semplice con questa formattazione condizionale.

Formatta celle con barre dati

Le barre dei dati semplificano il confronto delle celle tra loro. Il valore nella cella è indicato dalla lunghezza della barra. Più alto è il valore, più lunga è la barra dei dati, più basso è il valore, più corta è la barra. Ciò consente di determinare rapidamente valori alti o bassi.

Formattazione veloce:

Segna l'area desiderata (cella, tabella o intero foglio).

Nella scheda Home, fare clic sul pulsante Formattazione condizionale.

Vai alla "barra dei dati" e seleziona un riempimento.

Formatta celle con cornici colorate

Le scale di colori aiutano a classificare più facilmente le diverse informazioni sui dati e ad essere in grado di confrontare rapidamente il loro contenuto tra loro. A seconda della tonalità di colore, vengono visualizzati valori alti o bassi. Puoi formattare le celle con una scala a 2 o 3 colori.

Scala a 2 colori

Formattazione veloce:

Seleziona cella, tabella o intero foglio.

Nella scheda Home, fare clic su Formattazione condizionale.

Vai su "scala colore" e fai clic sul formato della scala a 2 colori desiderato. Il colore superiore sta per valori più alti, il colore più basso per valori più bassi.

Scala a 3 colori

Il terzo colore consente la visualizzazione dei valori medi - oltre alla rappresentazione a colori dei valori alti e bassi come nella scala a 2 colori.

Formattazione veloce:

Seleziona cella, tabella o intero foglio.

Nella scheda Home, fare clic su Formattazione condizionale.

Vai su "scala colore" e fai clic sul formato della scala a 3 colori desiderato. Il colore superiore sta per valori più alti, il colore più basso per valori più bassi.

Formatta celle con set di simboli

Con una serie di simboli, i dati possono essere visualizzati e classificati in categorie separate. Un simbolo rappresenta un determinato intervallo di valori. La formattazione condizionale in Excel offre diversi simboli colorati: frecce, punti, croci, punti esclamativi e molto altro.

Formattazione veloce:

Seleziona cella, tabella o intero foglio.

Nella scheda Home, fare clic su Formattazione condizionale.

Vai a "Set di simboli" e seleziona il set di simboli desiderato

Crea tu stesso le regole di formattazione

Se non riesci a trovare un'opzione adatta nella formattazione condizionale offerta da Excel, puoi facilmente creare regole individuali per la formattazione.

Segna l'intervallo di celle da formattare in modo condizionale.

Vai a "Formattazione condizionale" nella scheda "Home".

Selezionare "Nuova regola" e confermare con "OK".

Se non riesci a trovare l'opzione necessaria per la tua regola di formattazione, una formula logica può essere d'aiuto. Ad esempio, puoi utilizzare una formula per colorare automaticamente le celle di Excel non appena il contenuto è disponibile. Al contrario, le celle vuote possono essere formattate in modo condizionale.

Esempio: L'applicazione di una formula consente di confrontare i dati al di fuori dell'intervallo selezionato. Ciò include anche i dati che si trovano su un foglio di lavoro diverso nella stessa cartella di lavoro. Oppure puoi confrontare i valori con un risultato restituito da una funzione. La formula deve essere logica e restituire "vero" o "falso".

Evidenziando le celle direttamente nel foglio di lavoro, puoi inserire riferimenti di cella in una formula. Questi sono riferimenti di cella assoluti. Tuttavia, Excel può anche regolare i riferimenti di cella per ogni cella nell'area selezionata. Se lo desideri, seleziona i riferimenti di cella relativi.

Istruzioni dettagliate per la creazione di una regola

1. Nella scheda "Home", gruppo "Stili", vai alla freccia accanto a "Formattazione condizionale" e fai clic su "Gestisci regole". Viene visualizzata la finestra di dialogo Gestore regole di formattazione condizionale.

2. Sono possibili le seguenti azioni:

   • Se vuoi aggiungere un formato condizionale, vai su "Nuova regola".
   • Modificare un formato condizionale:
   • • Verifica di essere sul foglio di lavoro corretto.
     • Innanzitutto, in Si applica a, fare clic su Comprimi finestra di dialogo. Quindi seleziona il nuovo intervallo di celle e vai a "Espandi finestra di dialogo".
     • Seleziona la regola desiderata, clicca su "Modifica regola". Viene visualizzato "Modifica regola di formattazione".

3. In "Seleziona tipo di regola" fai clic su "Usa formula per determinare le celle da formattare".

   • In "Modifica descrizione regola" inserisci una formula in "Formato valori per cui questa regola è vera". La formula inizia con (=) e deve restituire "vero" (1) o "falso" (0).
   • Fare clic su Formato per visualizzare la finestra di dialogo Formato celle.
   • Ora seleziona il numero, il carattere, il formato di riempimento ecc. che dovrebbe essere utilizzato se il valore della cella è vero e conferma con "OK". I formati selezionati vengono visualizzati in "Anteprima".

Ad esempio, la formula CONTA.SE restituisce valori logici. Se viene utilizzata questa formula, è possibile determinare valori duplicati o evidenziare a colori il contenuto che si verifica con una certa frequenza. In questo modo si possono trovare anche oggetti unici ed evidenziati a colori. Altre formule che possono essere utilizzate per la formattazione condizionale sono

• REST: così i colori delle linee alternate possono essere impostati automaticamente
• IDENTICO: Con questa formula, i dati che stai cercando possono essere contrassegnati in una tabella Excel che corrisponde a un valore specificato
• ISERROR: contrassegna automaticamente le celle vuote nella tabella di Excel o fa scomparire i valori di errore dalla cartella di lavoro
• NOT e ISNUMBER: formatta tutte le celle di Excel che non contengono numeri
• MAX: nella tabella è evidenziato il valore più grande della cella
• MIN: consente la formattazione condizionale del valore più piccolo nell'elenco Excel in modo che il minimo possa essere visto a colpo d'occhio
• SINISTRA: a seconda di una stringa di caratteri all'inizio, le celle di Excel vengono formattate automaticamente e gli viene assegnato un colore del testo uniforme
• GRANDE e SINISTRA: consentono di colorare una cella con un nuovo contenuto
• DESTRA: le celle possono essere formattate in base all'ultimo carattere della stringa
• OGGI: Con questo, gli appuntamenti possono essere formattati a colori usando il metodo del semaforo o possono essere evidenziati i valori delle date che saranno presto aggiornati
• MESE o ANNO: consentono di dividere l'elenco Excel in mesi o anni; Con ANNO si possono segnare anche i valori di data dell'anno in corso e si possono evidenziare i valori annuali
• OR e WEEKDAY: evidenzia i valori in base al giorno della settimana a colori

Esempio di creazione di una regola per i controlli AND e OR:

Per questo esempio, vengono utilizzati due valori per la formattazione condizionale. Se la prima regola non si applica, la seconda regola si applica automaticamente.

Prima regola: L'acquirente di una casa desidera verificare se l'acquisto della proprietà pianificato è in linea con il suo budget. Può prelevare fino a 80.000 euro di fondi propri come acconto e servire una rata mensile di prestito di un massimo di 1.200 euro. Se sia l'acconto che la rata del prestito soddisfano questi requisiti, le celle corrispondenti sono contrassegnate in verde.

Seconda regola: Se l'acconto o la rata non soddisfano i requisiti, le celle corrispondenti sono contrassegnate in rosso.

La formula per creare la prima regola utilizzando il colore verde è la seguente:

= E (SE ($ B $ 4 <= 80000,1); SE (ABS ($ B $ 5) <= 1200,1))

La formula per creare la seconda regola utilizzando il colore rosso è la seguente:

= O (SE ($ B $ 4 = 1200,1))

Trasferisci ed elimina la formattazione condizionale

La formattazione condizionale può essere copiata e applicata ad altri o nuovi dati nel foglio di lavoro o eliminata nuovamente.

Formattazione condizionale di trasferimento

Per copiare la formattazione condizionale e incollarla in altre celle o intervalli di celle, utilizza il pulsante "Trasferisci formato".

Seleziona le celle con la formattazione condizionale che desideri copiare e incollare in altre celle e fai clic su di esse.

Ora vai su "Start" e poi su "Trasferisci formato". Il cursore appare come un pennello.

Puoi aggiungere la formattazione condizionale a una cella o a un intervallo di celle spostando il pennello sulla cella.

Con ESC termini l'uso del pennello.

Puoi comunque utilizzare il pennello per inserire la formattazione condizionale facendo doppio clic su "Trasferisci formato".

In alternativa, la formattazione condizionale può essere copiata utilizzando le scorciatoie da tastiera e incollata in un'altra cella di Excel.

Cancella formattazione condizionale

Viene fatta una distinzione tra un processo di eliminazione su un foglio di lavoro e un processo di eliminazione in un intervallo di celle.

Cancella su un foglio di lavoro o nell'intero foglio di lavoro

Vai a "Formattazione condizionale" nella scheda "Home".

Quindi fare clic su "elimina regole"

Quindi fare clic su "Elimina regole in tutto il foglio".

In alternativa, è possibile eliminare la formattazione condizionale utilizzando la finestra di dialogo "Seleziona contenuto".

Elimina nell'intervallo di celle

Evidenzia le celle che contengono la formattazione condizionale desiderata.

Fare clic sul pulsante "Lente di ingrandimento analisi di lettura" (il pulsante si trova in basso a destra accanto ai dati selezionati).

Vai a "Elimina formato".

Trova ed elimina gli stessi formati condizionali in tutto il foglio di lavoro

Fare clic sulla cella con il formato condizionale appropriato.

Nella scheda "Home", fai clic sulla freccia accanto a "Trova e seleziona", quindi fai clic su "Seleziona contenuto".

Fare clic su "Formati condizionali".

In "Verifica dati" vai su "Uguale" (questo selezionerà tutte le celle con la stessa formattazione condizionale).

Nella scheda "Start", vai su "Formattazione condizionale", quindi "Elimina regole" e "Elimina regole nelle celle selezionate".

Formattazione condizionale nel rapporto di tabella pivot

Con un rapporto di tabella pivot, gli utenti possono riassumere rapidamente grandi quantità di dati. Intervallo di celle, foglio di calcolo Excel o rapporto di tabella pivot: la formattazione condizionale funziona praticamente allo stesso modo ovunque. Solo nel rapporto di tabella pivot sono presenti alcune funzionalità speciali di cui dovresti essere a conoscenza:

• Alcuni formati condizionali non funzionano sui campi nell'intervallo di valori di un rapporto di tabella pivot.
• Se si modifica in qualsiasi modo il layout del rapporto di tabella pivot, la formattazione condizionale verrà mantenuta fino alla rimozione dei campi nei dati sottostanti.
• La formattazione condizionale per i campi nell'intervallo di valori può essere basata sulla gerarchia dei dati. L'intervallo di questa formattazione condizionale è determinato dal livello inferiore o superiore successivo della gerarchia nelle righe per una o più colonne o nelle colonne per una o più righe.
• L'intervallo di formattazione condizionale per i campi nell'intervallo di valori può essere definito utilizzando tre metodi:

• • selezione
  • Campo corrispondente
  • Campo valore

Il metodo predefinito è la selezione.

Definizione dell'area per selezione

Vai a "Applica regola di formattazione a".

Fare clic sulla finestra di dialogo Nuova regola di formattazione o sulla finestra di dialogo Modifica regola di formattazione.

Questo metodo è adatto per una serie contigua di campi nell'intervallo di valori, ad es. B. dati del sondaggio per una regione, nonché per una serie non contigua di campi nell'intervallo di valori, come i dati del sondaggio per regioni diverse a diversi livelli della gerarchia dei dati.

Definizione dell'area tramite un campo corrispondente

Questo metodo funziona se hai

• voglio evitare di dover selezionare molti elementi non correlati
• desidera formattare in modo condizionale diversi campi nell'intervallo di valori per un livello di gerarchia di dati
• Vuoi escludere risultati parziali

Definizione dell'area tramite un campo valore

Questo metodo funziona se hai

• voglio evitare di dover selezionare molti elementi non correlati
• desidera formattare in modo condizionale diversi campi nell'intervallo di valori per tutti i livelli della gerarchia
• Vuoi includere totali e risultati parziali.

Conclusione: la formattazione condizionale in Excel rende più facile tenere traccia dei dati

Se vuoi evidenziare a colori determinati valori di dati nella tua tabella Excel, la formattazione condizionale in Excel è l'ideale. Hai due opzioni per applicare la formattazione condizionale. O usi le regole fornite da Excel per evidenziare il contenuto del testo, i valori numerici o le date a colori. Oppure puoi definire tu stesso una regola con varie condizioni in base alle quali devono essere contrassegnati i valori pertinenti. È possibile confrontare i dati tra loro in modo semplice ed efficace utilizzando barre dei dati, barre dei colori e set di simboli. Se le opzioni di progettazione non sono più necessarie, puoi rimuoverle con pochi clic.

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