Diventa un professionista di Outlook in pochi passaggi
Tutti conoscono situazioni in cui stanno cercando un numero di telefono, un indirizzo e-mail o informazioni di contatto e non riescono a trovarlo. Soprattutto nei momenti critici, la ricerca in una rubrica con note scritte a mano o un "caos di carta" può essere snervante. Lo stress e la frenesia durante la ricerca di contatti, indirizzi o numeri di telefono sono un ricordo del passato con Microsoft Outlook. Oltre all'invio professionale di e-mail, Outlook include una funzione di contatto standard con la quale è possibile gestire diverse rubriche digitali, elenchi di contatti e liste di distribuzione.
Puoi aprire la rubrica di Outlook facendo clic sul pulsante della rubrica. Si riconosce dal fatto che rappresenta due persone. In alternativa, puoi inserire la parola di ricerca "rubrica" nell'opzione di ricerca nell'area superiore di Outlook. Questo ti porterà anche nell'area di archiviazione dei tuoi contatti.
Microsoft Outlook offre agli utenti varie funzioni per l'importazione, l'aggiornamento e il backup dei contatti. Oltre alla possibilità di inserire manualmente i dati di contatto nella rubrica, esistono altre opzioni con cui è possibile visualizzare e archiviare chiaramente i contatti.
La funzione di contatto in Outlook a colpo d'occhio
Se guardi la funzione di contatto in Microsoft Outlook, noti immediatamente che il software offre più opzioni oltre al semplice salvataggio o eliminazione dei contatti.
Ad esempio, hai la possibilità di creare i tuoi gruppi di contatti per inoltrare e-mail a una cerchia di amici o a un gruppo specifico di persone. L'uso di elenchi di contatti elimina la ricerca manuale e soggetta a errori di singoli contatti quando un messaggio viene inviato a più persone. Nella sottovoce "Nuovi elementi" puoi inviare un'email direttamente dalla funzione contatti, chiamare un incontro o creare un'attività personale. Funziona anche sotto la voce "Comunicare".
Interessante e pratica anche la sottovoce "Cambia visualizzazione" in cui troverai diverse opzioni per la visualizzazione dei tuoi contatti. Ad esempio, puoi trovare i tuoi contatti in:
- Modulo elenco,
- Come biglietto da visita o
- Costume
display per garantire chiarezza. Con l'opzione Visualizza c'è sempre la possibilità:
- Emetti elenchi di contatti specifici,
- Salva come PDF o
- Per stampare.
Soprattutto negli affari e anche nel settore privato ci sono situazioni in cui devi inoltrare le informazioni di contatto a un'altra persona con un clic. Funziona nella voce "Rilascia" tramite la voce di menu "Inoltra contatto".
- Come biglietti da visita di Outlook o
- Invia come contatto di Outlook.
Il destinatario può quindi trasferire i dati personali ricevuti alla propria rubrica personale in Microsoft Outlook con un clic.
Se desideri condividere l'intera rubrica, puoi farlo facendo clic sulla voce di menu "Condividi contatti".
Microsoft Outlook consente agli utenti di utilizzare insieme indirizzi, dati personali e rubriche complete in un team, creare contatti, inserirli e condividerli. Ciò è particolarmente interessante nelle aziende o nei club. L'uso condiviso può essere vantaggioso anche nell'area familiare.
Nella voce di menu "Categorie", puoi classificare i tuoi contatti a colori con pulsanti chiari o contrassegnarli come privati. È inoltre possibile utilizzare la funzione di ricerca nelle rubriche per trovare facilmente i singoli contatti per nome o altre informazioni di contatto. La funzione di ricerca con diversi campi è particolarmente interessante quando si vuole gestire un gran numero di contatti.
In sintesi, Microsoft Outlook offre molte opzioni per l'organizzazione e l'archiviazione dei contatti personali e la condivisione dei contatti con altri.
In Microsoft Outlook puoi gestire diverse rubriche per archiviare i tuoi contatti separatamente l'uno dall'altro. Questo è importante se, ad esempio, vuoi separare professionalmente i contatti aziendali e personali. Puoi:
- Una rubrica standard o
- Una raccolta di rubriche o elenchi di indirizzi,
Utilizzare per salvare e archiviare nomi, indirizzi e-mail e altre informazioni. Se si utilizza Outlook con un account di Exchange Server, per impostazione predefinita viene creato un elenco indirizzi globale (GAL). Ciò è necessario affinché tutti gli utenti di Exchange, ad esempio in un'azienda, possano accedere agli stessi contatti.
Crea rubriche in Outlook
Se desideri creare un'altra rubrica digitale oltre alle rubriche esistenti, funziona secondo le seguenti istruzioni:
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Nel menu File, passa alla sottovoce Impostazioni account.
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Sotto "Aggiungi o rimuovi account o modifica le impostazioni di connessione esistenti" arriverai a una nuova sezione in cui puoi creare un'altra rubrica nella finestra di dialogo.
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Fare clic su "Nuovo" e quindi scegliere se si desidera integrare un'altra rubrica o un servizio di directory LDAP. Una directory Internet LDAP è un servizio che cerca directory su altri server per trovare nomi, contatti o altre informazioni. Gli utenti di Microsoft Exchange non possono aggiungere una nuova rubrica di Outlook.
Perché dovresti salvare i contatti e mantenere una rubrica in Outlook
Una rubrica in Microsoft Outlook può essere paragonata a un notebook analogico oa una rubrica telefonica con cui molte persone lavorano ancora. In questo vengono continuamente inseriti nuovi indirizzi, aggiornati i dati o cancellati manualmente i contatti. Una rubrica digitale in Outlook svolge le stesse attività. Costituisce la struttura per i contatti e i dettagli di contatto, che possono essere visualizzati in diversi gruppi di contatti e cartelle di contatti. Microsoft Outlook sviluppa tutto il suo potenziale quando le aree del programma contatti, calendario e messaggi di posta elettronica vengono visualizzati e utilizzati come un'unità inseparabile.
Un altro motivo per cui i contatti importanti dovrebbero essere archiviati in Outlook ha a che fare con la cosiddetta posta indesiderata. Outlook ha una funzione di posta indesiderata integrata e filtra i messaggi indesiderati o la posta pubblicitaria. A causa di parole chiave specifiche in un messaggio, è possibile che vengano filtrati anche i messaggi importanti che non sono spam. Puoi impedirlo salvando tutti i contatti nella rubrica. Outlook riconosce i contatti e li aggiunge all'elenco dei mittenti attendibili. In questo modo hai la garanzia che i messaggi importanti di amici o partner commerciali non vengano erroneamente visti come spam dal sistema. Se hai aggiunto accidentalmente un contatto importante all'elenco dei mittenti bloccati, puoi rimuovere il blocco facendo clic sulla scheda "Mittenti bloccati".
Un'altra funzione pratica in cui la funzione calendario e l'elenco delle attività collaborano è la cosiddetta reinvio per i contatti. Questa opzione ti consente di aggiungere contatti importanti alle tue attività in Outlook. Ad esempio, se devi chiamare un contatto in tre giorni e non vuoi fissare un appuntamento nel calendario di Outlook, puoi anche trasferire il contatto nella tua lista delle attività.
Quanti contatti sono utili e possibili in Outlook
In una rubrica analogica, puoi perdere rapidamente traccia dei tuoi contatti. Se la rubrica è ordinata per lettere, i caratteri ad alta frequenza come B, S, M o N si riempiono rapidamente. La conseguenza è che nuovi nomi e contatti non possono essere aggiunti in modo chiaro e appaiono a margine. Questo non può accadere con una rubrica digitale, poiché in Microsoft Outlook è possibile gestire innumerevoli voci. Per questo motivo Microsoft non impone un limite al numero di contatti che possono essere salvati in Outlook. Nella rubrica è possibile salvare alcune centinaia o diverse migliaia di contatti con tutti i loro dettagli. Se vuoi gestire molti contatti, dovresti concentrarti sull'essere attento durante la creazione.
Se hai un numero elevato di contatti, dovresti aggiungere quanti più dettagli possibili a una persona. Ciò aumenta le possibilità di trovare la persona o l'azienda che stai cercando quando cerchi contatti. I dettagli di contatto mal compilati sono controproducenti e portano a lavoro extra.
Consiglio: In particolare, assicurati di inserire il nome e il cognome del tuo contatto nella colonna corretta. Altrimenti può essere una grande sfida ritrovare il contatto in una ricerca successiva.
Esporta o importa i contatti o la rubrica
L'importazione o l'esportazione di singoli contatti o rubriche complete, liste di distribuzione e gruppi di contatti è facilmente possibile in Outlook. Ad esempio, se acquisti un nuovo laptop, puoi trasferire i tuoi contatti e le tue rubriche su un secondo PC con pochi clic. È anche possibile condividere una rubrica con altre persone o colleghi. Qui è importante osservare autorizzazioni e livelli di autorizzazione.
Oltre a esportare o importare rubriche di Outlook, riconoscibili dall'estensione del file .pst, puoi anche impostare rubriche da altre applicazioni in Outlook. Ad esempio, è possibile aprire e leggere facilmente un vecchio account di posta di Windows gestito in Windows Vista. Per fare ciò, è necessario il file di dati da Windows Mail. Questo viene letto con l'assistente di importazione ed esportazione di Microsoft Outlook. La procedura guidata per l'importazione e l'esportazione si trova in File> Apri ed esporta.
Hai quindi diverse opzioni. Aprire i vecchi file di dati di Windows Mail con il terzo campo di selezione "Importa/Esporta.
Elimina i contatti duplicati: ecco come funziona
Dopo aver utilizzato Outlook, è normale che uno o l'altro contatto sia duplicato in Outlook. Questo può accadere soprattutto se più persone stanno modificando l'elenco dei contatti in Microsoft Exchange. Non è difficile rimuovere i duplicati dalla rubrica, poiché Outlook ha un'ampia funzione di ordinamento nell'elenco dei contatti. Se vuoi scoprire quali contatti duplicati sono presenti nel tuo Outlook, procedi come segue:
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Nell'area Contatti di Outlook, vai alla scheda Visualizza.
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Fare clic sulla prima voce dell'elenco "Cambia visualizzazione".
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Cambia la visualizzazione da "Persone" a "Elenco" o "Telefono".
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Si apre una finestra in cui è possibile ordinare i contatti in base a criteri diversi e filtrare ed eliminare tutti i contatti duplicati.
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Se necessario, puoi opzionalmente contrassegnare i contatti importanti con i quali comunichi regolarmente come preferiti nella rubrica.
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Se si desidera stampare un elenco di indirizzi personalizzato, è necessario utilizzare una visualizzazione personalizzata con un ordine diverso anziché la visualizzazione standard. In questo modo puoi ordinare singolarmente tutti i campi di contatto rilevanti e ricevere una stampa con le informazioni importanti per te. Fondamentalmente, ha senso stampare più contatti e utilizzare elenchi di contatti stampati oltre agli elenchi di indirizzi digitali.
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È possibile eliminare un contatto aprendo il menu di selezione con il tasto destro. Nella parte inferiore della finestra di dialogo troverai la voce di menu "Elimina".
Tutorial video: come creare e salvare un nuovo contatto in Outlook
Crea nuovi contatti in modo professionale
Se desideri creare un nuovo contatto, puoi farlo con un clic nell'area dei contatti di Outlook. Funziona in modo quasi identico in Outlook come nella rubrica di Windows Vista o Windows XP. Per fare ciò, prima accedi a Nuovo contatto nel menu Start sotto "Nuovo".
Dopo aver cliccato su "Nuovo contatto", si apre una finestra con varie opzioni di input:
Ha senso riempire la maschera di input e tutte le opzioni con i dati e le informazioni più importanti sul contatto. Ad esempio, oltre al nome e all'indirizzo, puoi anche inserire un sito web o un indirizzo di chat o creare note aggiuntive sul contatto nel campo delle note. Questo dà un quadro completo di una persona. Soprattutto se il contatto è nuovo e sconosciuto, ha senso incorporare quanti più dettagli possibili. Dopo l'inserimento la finestra viene chiusa in alto a destra tramite il pulsante "Salva e chiudi". La voce del contatto viene quindi visualizzata nella rubrica standard. Prima di inserire un nuovo contatto è possibile impostare la rubrica in cui salvarlo. È anche possibile spostare un nuovo contatto dalla rubrica standard a una sottocartella o assegnarlo a un gruppo di contatti.
Adotta automaticamente gli indirizzi di posta come contatti
Nella posta elettronica privata o aziendale, è normale che vengano creati continuamente nuovi contatti che si desidera trasferire nella rubrica. Invece di trasferire laboriosamente i dettagli di contatto, ad esempio l'indirizzo e-mail e altri dati personali, è possibile adottare automaticamente gli indirizzi e-mail come nuovo contatto in Outlook. Ciò avviene automaticamente non appena invii un messaggio al nuovo contatto o rispondi a un'e-mail.
È inoltre possibile inserire automaticamente nella rubrica tutti i destinatari di una e-mail. Questo può essere utile ed efficace quando si fa parte di un messaggio a più destinatari con i quali si desidera comunicare successivamente. Il loro salvataggio contrassegna i nuovi contatti come destinatari sicuri. Inoltre, puoi classificare i contatti in un gruppo in modo da poter scrivere al gruppo di contatti in un secondo momento con un clic.
Contatti duplicati con la semplice pressione di un pulsante
Anche la duplicazione dei contatti è interessante e pratica. Puoi risparmiare un sacco di lavoro con un solo passaggio. La copia dei record di dati è efficace, tra l'altro, se devi creare molti dipendenti di un'azienda in Outlook, dove differiscono solo l'estensione e il nome. Con le scorciatoie da tastiera Ctrl + C e Ctrl + V, familiari in Windows, puoi facilmente duplicare i contatti.
Separare numeri di fax e indirizzi e-mail
Alcuni utenti descrivono un problema in Outlook in cui quando si fa clic sul campo "A" nelle e-mail, oltre agli indirizzi e-mail vengono utilizzati anche i numeri di fax. Si tratta di un ordinamento errato nel software che può essere ripulito con pochi clic. Per fare ciò, è necessario impedire che i numeri di fax vengano visualizzati nella finestra di dialogo "Seleziona nome: Contatti".
Connetti Skype e Outlook tramite il componente aggiuntivo
Vari metodi di lavoro moderni sono riassunti sotto il termine ombrello "Nuovo lavoro". Orari di lavoro flessibili, digitalizzazione e comunicazione efficiente fanno parte di New Work. Le videochiamate sono un'opzione ben nota che è stata molto frequentata, soprattutto dopo la pandemia di corona. Offrono la possibilità di entrare in contatto con persone in qualsiasi parte del mondo a basso costo o gratuitamente e immediatamente tramite Skype, Whatsapp o Zoom.
Skype, come parte della famiglia Microsoft, può essere facilmente integrato in Outlook. Con Skype è possibile pianificare chiamate o conferenze Skype in Outlook e assegnare il nome Skype individuale a ciascun contatto. Puoi anche utilizzare un componente aggiuntivo per connettere la rubrica in Outlook e la rubrica in Skype. Ciò garantisce che non vi siano ridondanze negli indirizzi e che vi sia un database uniforme.
Riepilogo e conclusione sui contatti di Outlook
Non è difficile organizzare i contatti in Microsoft Outlook. Outlook dispiega tutto il suo potenziale quando i contatti, le e-mail, le attività e il calendario vengono utilizzati come un'unica unità. Outlook offre, tra le altre cose, un sofisticato assistente di importazione ed esportazione che può essere utilizzato per importare contatti da vecchie versioni o altri programmi. È inoltre possibile esportare o condividere contatti, una rubrica o elenchi di contatti con altri utenti interni o esterni. I contatti di grande importanza possono essere contrassegnati come preferiti.
La creazione di un nuovo contatto in Outlook è possibile senza problemi grazie alla struttura del menu intuitiva. È importante procedere con cautela nella creazione di nuovi indirizzi e non confondere i campi per nome e cognome, ad esempio. Anche il salvataggio automatico dei contatti dalle e-mail in arrivo e il semplice filtraggio dei contatti duplicati tramite un'ampia funzione di ricerca sono essenziali e rilevanti per la pratica. Microsoft Outlook con i suoi:
- Area di contatto matura,
- Molte opzioni pratiche e
- La sua superficie strutturata
è una garanzia per gli utenti inesperti così come per gli utenti esperti di gestire i contatti in modo significativo, a lungo termine e professionale.