Diapositive che vengono utilizzate solo per determinati gruppi target

Forse conosci questo: hai creato una presentazione estesa, ma ora, a seconda del gruppo target, vuoi solo presentare un estratto da essa.

Ad esempio, un gruppo di spettatori dovrebbe apprendere principalmente i dettagli sul Dipartimento A, poiché riguardano solo queste informazioni. Un altro gruppo di spettatori dovrebbe essere informato solo sulla sezione B.

Oppure la presentazione di un prodotto è suddivisa in informazioni tecniche e commerciali e, a seconda del gruppo target - ingegneri o acquirenti - dovrebbero essere mostrate solo alcune diapositive. Ma tutti dovrebbero vedere le diapositive per la presentazione dell'azienda e le caratteristiche generali del prodotto.

Poiché molti utenti non sanno come risolvere questo problema, non è raro che vengano creati diversi file che vengono presentati ai singoli gruppi di persone. Gli svantaggi sono evidenti: il numero di file aumenta. Peggio ancora: se le diapositive che appaiono in ogni copia devono essere modificate in un secondo momento, lo sforzo di ricerca e aggiornamento è piuttosto elevato.

Pertanto Powerpoint offre la soluzione con la funzione presentazione definita dall'utente (nelle versioni precedenti presentazione orientata al gruppo target)!

Cosa significa il termine "Presentazione personalizzata"?

Una presentazione definita dall'utente non è altro che una selezione di diapositive da un pool di diapositive più grande o la presentazione complessiva. Le presentazioni definite dall'utente sono quindi diverse versioni parziali di una presentazione che sono adattate a diversi gruppi target. Nelle singole versioni parziali vengono mostrate solo le slide rilevanti per il rispettivo pubblico.

Un esempio: la presentazione complessiva è composta da un totale di 6 diapositive. Per i colleghi del Dipartimento A, invece, sono rilevanti solo le slide 1, 4, 5 e 6. I colleghi del Dipartimento B hanno bisogno solo delle diapositive 1, 2, 3 e 6.

Vantaggi della presentazione personalizzata

Naturalmente, puoi anche creare la tua presentazione per ogni pubblico e poi salvarle con un nome diverso. Tuttavia, la presentazione personalizzata presenta tre vantaggi principali:

• Risparmi spazio di archiviazione perché lavori solo con un file.
• Non è necessario creare un file per diversi gruppi target e cercarli in un secondo momento. Non ti può capitare di avere con te la presentazione "sbagliata", perché tutte le diapositive rilevanti sono sempre in un unico file.
• Probabilmente utilizzerai alcune diapositive in più presentazioni personalizzate. Quando questi vengono aggiornati, devi solo apportare le modifiche in un file.

Come creare una presentazione personalizzata da PowerPoint 2007 in poi

Per creare una presentazione orientata al gruppo target in un file PowerPoint, procedere come segue:

• Apri la presentazione generale in cui desideri creare le presentazioni secondarie.
• Fare clic sulla scheda Presentazione sul pulsante Presentazione personalizzata e poi su Presentazioni orientate al gruppo target.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Nuovo. Assegna un nome alla tua presentazione secondaria.
• Nella casella di riepilogo a sinistra, selezionare le diapositive che si desidera visualizzare nella presentazione orientata al gruppo target e fare clic su Aggiungere a.

• Conferma con ok e quindi fare clic su Concludere.

Come consegnare la presentazione personalizzata a partire da PowerPoint 2007

Il modo più semplice e diretto per mostrare una particolare presentazione secondaria è il seguente:

• Apri l'intero file.
• Passa alla scheda Presentazione.
• Fare clic sul pulsante Presentazione personalizzata e quindi selezionare la voce desiderata.

Come stampare una presentazione orientata al gruppo target da PowerPoint 2007 in poi

Hai fatto la tua presentazione davanti al dipartimento A e ora vuoi dare al pubblico esattamente le diapositive di cui hai discusso durante la lezione. Una possibilità sarebbe quella di annotare i numeri di pagina delle diapositive corrispondenti e quindi specificarli come pagine da stampare.

È molto più semplice, tuttavia, perché PowerPoint ha già preso nota di quali diapositive vanno con la presentazione personalizzata. Durante la stampa, puoi quindi semplicemente scegliere quale versione vuoi stampare.

Ecco come funziona in PowerPoint 2010:

• Apri la presentazione.
• Scegliere file - Pressare.
• Clicca sotto impostazioni sul pulsante Stampa tutte le diapositive. Ora ti verranno presentate varie opzioni.
• Scegli su Presentazione definita dal gruppo target la versione che stai cercando. Conferma la tua selezione con il pulsante Pressare.

Ecco come funziona in PowerPoint 2007:

• clicca sul Pulsante di ufficio e poi su Pressare.
• Nella finestra di dialogo Stampa come, selezionare Area di pressione l'opzione Presentazione orientata al gruppo target. Seleziona la versione appropriata alla sua destra. Conferma con ok.

Come creare una presentazione personalizzata da PowerPoint 2003 in poi

Per creare una presentazione orientata al gruppo target in un file PowerPoint, procedere come segue:

• Apri la presentazione in cui desideri creare le presentazioni secondarie.
• Fai clic nel menu Presentazione sull'opzione Presentazioni orientate al gruppo target.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Nuovo.
• Assegna un nome alla tua presentazione secondaria.
• Nella casella di riepilogo a sinistra, selezionare le diapositive che si desidera visualizzare nella presentazione orientata al gruppo target e fare clic su Aggiungere a.
• Conferma con ok e quindi fare clic su Concludere.

Come consegnare la presentazione personalizzata a partire da PowerPoint 2003

• Apri l'intero file.
• Fai clic nel menu Presentazione Su Presentazioni orientate al gruppo target.
• Seleziona la versione che desideri nella finestra di dialogo e fai clic su Dimostrazione.

Come stampare una presentazione orientata al gruppo target da PowerPoint 2003 in poi

• Seleziona nel menu file il comando Pressare.
• Attiva nella finestra di dialogo Pressare sotto Area di pressione l'opzione Presentazione orientata al gruppo target. Seleziona la versione appropriata alla sua destra. Conferma con ok.