Suggerimenti degli esperti per lavorare con Outlook
Microsoft Outlook è uno dei programmi di comunicazione più popolari utilizzati da milioni di persone in tutto il mondo ogni giorno. Outlook dovrebbe aiutare, tra le altre cose, a rendere la comunicazione scritta via e-mail più efficace e professionale. Per garantire ciò, Outlook ha numerose funzioni. La funzione di smistamento è un'opzione essenziale per il lavoro quotidiano.
Lo smistamento e l'archiviazione mirata di e-mail, allegati e informazioni è importante sia in Outlook che in generale nella comunicazione analogica d'ufficio. Registri e cartelle sono indispensabili negli uffici, ad esempio, per archiviare documenti offline in base a criteri comprensibili. Una struttura di cartelle ben congegnata e la funzione di ordinamento in Outlook garantiscono inoltre che le informazioni essenziali e i messaggi di posta elettronica siano disponibili con pochi clic.
Come utilizzare la funzione di ordinamento in Outlook
Alcuni utenti di Outlook ricevono centinaia di email al giorno. Con così tante informazioni, è difficile tenere traccia delle cose e scegliere la vista giusta. È fondamentale poter visualizzare automaticamente i messaggi secondo criteri definiti. La funzione di ordinamento integrata di Microsoft Outlook può aiutarti a ordinare i messaggi in modo efficiente e orientato all'utente. È possibile utilizzare la funzione di ordinamento come segue:
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Passa a qualsiasi cartella. Sopra le e-mail contenute nella directory troverai la funzione di ordinamento e filtro di Microsoft Outlook.
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Tra l'altro, puoi filtrare i messaggi secondo i seguenti criteri:
- Messaggi letti o non letti.
- Per priorità.
- Per data di inizio o scadenza.
- Per dimensione.
- Per soggetto.
- Per mittente.
- Per tipo.
- Secondo le piante.
- Per conto.
Inoltre, nella finestra di dialogo "Ordina" è possibile stabilire se l'elemento più recente o più vecchio deve sempre apparire in alto.
La moltitudine di opzioni di selezione, che puoi riconoscere quando attivate dai segni di spunta, ti consente di organizzare il contenuto della cartella in modo specifico. In questo modo, puoi vedere a colpo d'occhio quali attività, informazioni e messaggi sono importanti e devono essere elaborati. Le impostazioni della funzione filtro sono autoesplicative e possono essere adattate in pochi secondi.
Come ordinare e strutturare Outlook - 2 importanti consigli degli esperti
Oltre all'importante funzione di ordinamento in Microsoft Outlook, con poche modifiche è possibile strutturare il programma di comunicazione in modo professionale. I due consigli essenziali degli esperti possono aiutarti qui:
Consiglio dell'esperto 1: crea cartelle per archiviare le e-mail in base all'argomento
Con una casella di posta con molte centinaia di messaggi, è facile perdere traccia delle cose. L'uso delle funzioni "Ordina" e "Cerca" in Outlook può aiutare a visualizzare più rapidamente le email che stai cercando. Allo stesso tempo, entrambe le funzioni non sono la panacea quando si tratta di lavoro strutturato con Outlook. Per creare una struttura in Outlook, è importante lavorare con un sistema di cartelle personali. Le cartelle personali sono utili perché possono essere utilizzate per ordinare e archiviare i messaggi di posta elettronica per argomento.
Puoi facilmente creare una cartella personale nella struttura delle cartelle della tua casella di posta. Funziona facendo clic con il pulsante destro del mouse nell'area in cui deve essere generata la cartella personale. Nella finestra di dialogo che appare, seleziona "Nuova cartella" e assegna un nome. Di conseguenza, la cartella appartiene al tuo sistema di cartelle personali e viene visualizzata nella tua vista.
Una struttura di cartelle ben congegnata e un sistema di cartelle professionalizzano il lavoro con Outlook e fanno parte di un'organizzazione dell'ufficio lungimirante.
Consiglio dell'esperto 2: categorizzare le email in Outlook
Non si ordinano i messaggi di posta elettronica in Microsoft Outlook esclusivamente utilizzando la funzione di ordinamento integrata. Inoltre, le categorie possono aiutarti a classificare le tue e-mail e organizzare la casella di posta. Ad esempio, è possibile denominare le categorie in base ai reparti o ai nomi dei clienti o chiarire lo stato di elaborazione con una categoria. Parole chiave come "fatto" o "pagamento in scadenza" sono parametri di ordinamento che ti aiutano a organizzarti meglio.
Per creare una nuova categoria, vai all'area del menu "Categorie" nella scheda "Home" e seleziona "Tutte le categorie" dal menu a discesa. Nella finestra di dialogo fare clic sul pulsante "Nuovo". Dopo aver inserito un nome per la nuova categoria, confermare il processo con OK. Di conseguenza, puoi dividere le tue e-mail in categorie specifiche e visualizzarle in modo più preciso utilizzando la codifica a colori.
La funzione di ordinamento in Outlook può aiutare a organizzare le e-mail in modo professionale
La funzione di ordinamento in Microsoft Outlook è uno strumento importante a tua disposizione. Aiuta a ordinare e visualizzare individualmente le e-mail nella posta in arrivo o in altre cartelle. Una selezione di categorie garantisce che lo smistamento possa essere effettuato secondo i piani.
Inoltre, ha senso impostare strutture di cartelle comprensibili per organizzare la comunicazione in entrata in Outlook. La funzione categorie in Outlook è essenziale se si desidera segmentare le e-mail in base all'area dell'oggetto. Tutte le opzioni prese insieme sono efficaci per poter ordinare, archiviare e trovare le e-mail in Outlook in qualsiasi momento.
