La finestra di dialogo "Pulisci casella di posta" offre varie opzioni per ridurre le dimensioni della casella di posta
Nonostante tutti i miglioramenti degli ultimi anni, una cosa non è cambiata in Outlook: la casella di posta continua a crescere, anche se elimini regolarmente le e-mail che non sono più necessarie. Anche la compressione automatica della cartella personale (file PST) non fornisce realmente una soluzione permanente.
Puoi ottenere un controllo sulla dimensione dei file di Outlook utilizzando la funzione "Pulisci casella di posta", che puoi richiamare tramite il menu Extra:
Con queste opzioni puoi ripulire la tua casella di posta in Outlook
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Innanzitutto, utilizza il pulsante "Mostra dimensione casella di posta" per elencare i requisiti di archiviazione delle singole cartelle. Vedrai quindi quali cartelle occupano una quantità di spazio particolarmente grande e potrai eliminarle.
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Puoi anche cercare gli elementi più vecchi nella posta in arrivo. Per fare ciò, inserisci un valore corrispondente nel campo "Cerca elementi più vecchi di … giorni" e fai clic su "Cerca". Nell'elenco che viene quindi emesso, selezionare tutti o singoli elementi ed eliminarli.
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Se desideri archiviare gli elementi più vecchi, fai clic su "Archiviazione automatica". I file di archivio vengono salvati in "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".
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Puoi anche lasciare vuota la cartella Posta eliminata (o visualizzare l'utilizzo corrente della memoria).
- Se ci sono conflitti di assegnazione con alcuni elementi, questi vengono archiviati in una cartella denominata "Conflitti". Puoi visualizzare le sue dimensioni nella finestra di dialogo "Pulisci casella di posta"; puoi anche avere la cartella vuota qui.
Come trovare ed eliminare le email che occupano molto spazio di archiviazione
Con l'aiuto di una funzione integrata in Outlook 2010, puoi visualizzare tutte le e-mail particolarmente grandi da tutte le cartelle nella posta in arrivo. È quindi possibile eliminare comodamente gli "spazzini" di cui non si ha più bisogno (se ciò ha senso, salvare prima i file allegati nelle e-mail sul disco rigido).
Per rintracciare le email particolarmente grandi, procedi come segue in Outlook 2010:
- Vai al comando "File, Strumenti da ripulire" e poi "Pulizia cassetta postale".
- Attiva l'opzione "Cerca elementi più grandi di … kilobyte" e inserisci un valore, ad esempio 500 o 1000 kilobyte.
- Fare clic su "Cerca".
- Viene ora visualizzata la finestra di dialogo "Ricerca avanzata", in cui vengono visualizzate le e-mail che corrispondono al criterio di ricerca. Qui puoi cancellare o aprire le e-mail per salvare i file allegati che contengono sul disco rigido.
- Non appena hai finito di eliminare le e-mail che non ti servono più, chiudi la finestra di dialogo.
- Quindi svuota la cartella "Posta eliminata" e lascia che la cartella personale si comprimi.
