Crea copie di backup e backup di sicurezza delle cartelle di lavoro di Excel

Ecco come crei regolarmente copie di backup delle tue cartelle di lavoro di Excel

Vuoi fare una copia di backup di una cartella di lavoro? Naturalmente, questo va oltre le opzioni offerte da Windows, ad esempio la copia di una cartella di lavoro in un'altra directory o con un nome diverso.

Puoi anche creare un backup di una cartella di lavoro direttamente con Excel. Excel salva quindi sempre la versione precedente di una cartella di lavoro in una copia di backup quando si salva la versione precedente.

Crea una copia di backup automatica di un file Excel durante il salvataggio

Segui questi passi:

1. Chiama il comando SALVA CON NOME. Per fare ciò, fare clic in tutte le versioni sulla scheda FILE o sul menu FILE. Fa eccezione Excel 2007. Qui fai clic sul pulsante rotondo di Office in alto a sinistra per richiamare il comando.
2. Nella finestra di dialogo che appare, fare clic sul pulsante STRUMENTI (Excel dalla versione 2007) o EXTRA (Excel fino alla versione 2003 inclusa).
3. Selezionare l'impostazione OPZIONI GENERALI.
4. Attiva la casella di controllo CREA FILE DI BACKUP.
5. Non inserire password.
6. Chiudi la finestra con il pulsante OK.
7. Scegli una directory e un nome file.
8. Salva la cartella di lavoro utilizzando il pulsante con lo stesso nome.

Excel crea quindi una copia di backup del file. Questo ha l'estensione del file ".XLK" ed è sempre aggiornato dal penultimo salvataggio. Quando si salva una cartella di lavoro, la versione precedente diventa il nuovo file di backup.

Ma c'è un altro modo: con l'aiuto di una macro, puoi anche dare a Excel il comando per creare una copia di backup automatica quando un file Excel viene chiuso.

Crea una copia di backup automatica alla chiusura di un file Excel

Vuoi assicurarti che una copia di backup del file venga salvata automaticamente in un determinato percorso quando chiudi una cartella di lavoro di Excel? Questo non è un problema con una macro. Per distinguerli, i nomi dei file vengono salvati secondo il seguente schema:

Nome file anno-mese-giorno

Quindi, se il tuo file si chiama planning.xls, ad esempio, la copia di backup viene salvata come:

2009-10-24 pianificazione.xls

Questa denominazione semplifica l'ordinamento cronologico dell'elenco dei file, poiché l'ordine cronologico è automaticamente alfabetico. Utilizzare la seguente macro per creare la copia di backup:

Sotto auto_chiudi ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Percorso = "C: \ Dati"
ThisWorkbook.Salva
Altname = ThisWorkbook.FullName
If Right $ (Path, 1) "\" Then Path = Path + "\"
Neuname = Path & Format (Ora, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename: = nuovo nome
Cartelle di lavoro.Apri (vecchio nome)
ThisWorkbook.Chiudi
Fine sottotitolo

Metti il tuo percorso nella variabile il percorso fisso. Le copie di backup vengono salvate in questa posizione. Se vuoi che le copie di backup vengano salvate sempre nella stessa directory da cui hai aperto la cartella di lavoro, sostituisci il comando Percorso = "C: \ Dati" con la seguente riga:

Path = ActiveWorkbook.Path

La macro funziona secondo il seguente metodo:

1. Salva la cartella corrente
2. Genera un nuovo nome file in base alla data corrente
3. Salva la cartella di lavoro con un nuovo nome in un nuovo percorso
4. Riapri la cartella di lavoro originale
5. Chiudi la copia di backup della cartella

Copia la macro in ogni cartella di lavoro di cui vuoi eseguire il backup automatico. Le copie di backup vengono sempre create quando si chiude la cartella di lavoro corrispondente.

Come creare manualmente una copia di backup del tuo foglio di calcolo Excel

Quando si revisiona una cartella di lavoro, può capitare che non si sia sicuri di voler davvero salvare le modifiche apportate.

In questi casi, dovresti fare una copia di backup della cartella con la versione precedente. Procedere come segue per creare una copia di backup dell'ultima versione salvata:

1. Attiva il comando "Salva con nome" nel menu "File".
2. Fare clic sul pulsante "Strumenti - Opzioni generali".
3. Attiva la casella di controllo "Crea file di backup".
4. Chiudi la finestra con il pulsante OK.
5. Scegli una directory e un nome file.
6. Salva la cartella di lavoro utilizzando il pulsante con lo stesso nome.

Excel crea quindi una copia di backup del file. Questo ha l'estensione del file ".XLK" ed è sempre aggiornato dal penultimo salvataggio. Quando si salva una cartella di lavoro, la versione precedente diventa il nuovo file di backup.