Le rubriche digitali contengono una raccolta di dati di contatto più o meno coerenti. A volte manca il saluto o il nome dell'azienda, spesso ci sono diverse grafie, ad esempio per i numeri di telefono.
Se esporti la tua rubrica in Excel, puoi vedere rapidamente dove i record di dati presentano lacune o addirittura errori. Questo può essere corretto più comodamente in Excel: qui è più facile copiare i campi e c'è anche una funzione di ricerca e sostituzione.
Esporta dati di contatto
Puoi esportare la tua rubrica in Excel come segue:
- Apri il modulo contatti.
- In Outlook fino alla versione 2007 chiami il comando File → Importa / Esporta Su. In Outlook 2010, chiami File → Apri → Importa Su.
- Scegliere Esporta su file e clicca Ulteriore.
- Seleziona il tipo di file Microsoft Excel 97-2003 e clicca su Ulteriore.
- Scegliere contatti e clicca Ulteriore.
- Specificare dove e con quale nome salvare il file Excel e fare clic su Ulteriore.
- clicca su Campi della mappa. Controlla se i campi di Outlook sono mappati correttamente ai campi nel foglio di calcolo di Excel. I compiti di solito coincidono. In caso contrario, trascina semplicemente uno dei campi dalla finestra di sinistra nel campo corrispondente nella finestra di destra. Quando hai finito, chiudi la finestra di dialogo con ok.
- clicca su Completarein modo che venga generato il file Excel.
Modifica i dati con Excel
Apri il file delle informazioni di contatto in Excel. Incongruenze tipiche, errori di assegnazione e ortografia diversa possono essere rapidamente identificate nella tabella. Spesso mancano i saluti, a volte parti del nome vengono assegnate in modo errato:
Qui puoi semplicemente copiare e incollare la colonna saluto inserisci i saluti corretti e correggi le assegnazioni errate usando il trascinamento della selezione.
Con il comando Cerca e sostituisci correggere le diverse ortografie dei numeri di telefono e fax. Per fare ciò, contrassegnare le colonne corrispondenti prima di chiamare il comando per limitare la ricerca ad esse. In questo modo puoi anche inserire il prefisso internazionale (+49 per la Germania) davanti al numero di telefono e togliere il primo zero dal prefisso.
Per evitare che i numeri di telefono e i codici postali vengano modificati dalla formattazione accidentale delle celle (ad esempio assegnando un formato data), questi campi erano preceduti da un apostrofo durante l'esportazione da Outlook. Excel interpreta questi numeri come testo e non come valori numerici. Durante la ricerca in Excel, non è necessario inserire l'apostrofo precedente, altrimenti Excel non troverà i termini di ricerca.
Una volta terminata la modifica, salva il file Excel nel formato Cartella di lavoro Excel 97-2003 e chiudilo.
Importa di nuovo i contatti
È possibile esportare nuovamente il file Excel modificato in Excel come segue:
- Chiama il comando in Outlook fino alla versione 2007 File → Importa / Esporta o in Outlook 2010 File → Apri → Importa Su.
- Scegliere Importa da altri programmi o file e fare clic su Avanti.
- Seleziona il tipo di file Microsoft Excel 97-2003 e clicca su Ulteriore.
- Seleziona il file Excel. Sotto Opzioni scegliere Duplicati a causa di elementi importati sostituire spento. Quindi fare clic su Ulteriore.
- Seleziona come cartella di destinazione contatti e quindi fare clic su Ulteriore.
- clicca su Completarein modo che i dati vengano importati.
