Come esportare il diario da Outlook a Excel per valutarlo lì.
Il diario di Outlook può essere utilizzato bene per registrare quanto tempo hai speso su un'attività specifica o su un cliente. Tuttavia, il diario non ha una funzione aritmetica, quindi devi usare la calcolatrice per sommare quanto tempo hanno impiegato tutte le attività per un cliente specifico.
Ovviamente puoi anche utilizzare Excel per la valutazione, che è particolarmente utile per progetti con molte attività secondarie. Per fare ciò, esportare i dati del journal in Excel come descritto di seguito.
1. Prima di tutto, visualizza il giornale sotto forma di elenco. Per fare ciò, apri il diario e chiama il comando "Visualizza, Disponi in base a, Visualizzazione corrente" (da Outlook 2003) o "Visualizza, Visualizzazione corrente" (nelle versioni precedenti di Outlook) e seleziona "Elenco voci".
2. Ora assicurati che tutte le informazioni necessarie per la valutazione in Excel siano visibili nel diario. Se hai bisogno della data e dell'ora per iniziare e terminare ogni attività, fai clic con il pulsante destro del mouse su Oggetto o Nella cartella e usa il comando Personalizza vista corrente. Quindi fare clic su "Campi".
3. In "Seleziona campi disponibili da" seleziona "Tutti i campi del giornale". Quindi fare clic su "Campi disponibili" su "Inizio" o "Fine" e quindi su "Aggiungi". Inserisci tutti i campi necessari e utilizza i pulsanti "Sposta su" e "Sposta giù" per determinarne l'ordine. Quindi chiudere le due finestre di dialogo.
4. Formattare ora i campi della data in modo che anche Excel possa valutarli: a tale scopo, fare clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna "Inizio" e richiamare il comando "Formatta colonne".
5. Selezionare "Inizio" a sinistra e poi il formato con il giorno e il mese a due cifre, con l'anno a quattro cifre e l'ora semplice in formato 24 ore (vedi figura). Scegli lo stesso formato per "Fine". Nota: Excel non può fare nulla con i formati che contengono i nomi dei giorni della settimana.
6. Ora usa il mouse per contrassegnare le voci nel diario che vuoi modificare in Excel e copiale con CTRL + C.
7. Aprire Excel e incollare i dati nella tabella Excel desiderata con CTRL + V.
8. Devi ancora convertire le informazioni nel campo "Durata" in valori numerici che Excel può gestire (Excel non può calcolare con un'informazione come "30 minuti").
