Una buona gestione dei dati: compiti, strumenti e un concetto

Questi sono i quattro tipi di dati che dovresti assolutamente conoscere

La questione della corretta gestione dei dati sta diventando sempre più importante per le aziende. In fondo, ogni giorno nelle aziende vengono elaborate grandi quantità di dati e renderli disponibili da un lato e proteggerli dall'altro è solo una parte della gestione dei dati.

Cosa include la gestione dei dati? una definizione

La gestione dei dati si riferisce alla raccolta, all'utilizzo e alla conservazione dei dati tenendo conto di alcuni parametri. I dati dovrebbero essere gestiti in modo economico, sicuro ed efficiente. La gestione dei dati dovrebbe consentire ai dipendenti delle aziende e di altre organizzazioni di utilizzare i dati per raggiungere obiettivi, prendere decisioni, attuare misure e quindi aumentare il valore dell'azienda. Questo utilizzo dei dati deve avvenire secondo determinate specifiche ed essere sempre ottimizzato.

In questo contesto, la gestione dei dati e la gestione dei processi sono strettamente intrecciate. Dopotutto, in molte aziende, i dati sono ciò che costituisce il patrimonio di un'azienda. Processi corrispondenti sono essenziali per proteggere questo valore in modo efficiente, ma anche per creare nuovi valori e poter accedere senza problemi ai dati esistenti.

Per una gestione dei dati responsabile ed efficiente, le aziende hanno bisogno di un concetto che comprenda tutti gli aspetti:

• Raccogliere dati
• salvare i dati
• dati di processo
• Dati di archivio
• cancellare i dati

Nella migliore delle ipotesi, questo concetto tiene conto sia dei requisiti di gestione dei dati dell'azienda, sia della sicurezza e protezione dei dati.

Ci sono 4 diversi tipi di dati

Per adottare un approccio olistico alla gestione dei dati, è importante comprendere i diversi tipi di dati. Dopotutto, ad esempio, i dati personali come i nomi e gli indirizzi dei dipendenti vogliono essere trattati in modo diverso rispetto ai dati che pubblichi sul sito web della tua azienda in modo leggibile per tutti.

Dati personali

Tutti i dati relativi a persone specifiche come nomi, indirizzi o coordinate bancarie dei dipendenti sono dati personali. Tuttavia, anche i dati di misurazione e i dati dei clienti raccolti contano come dati personali. Tutti i dati relativi ai nostri dipendenti e clienti, nonché ad altre terze parti, contano come dati personali. Questi devono essere protetti in modo speciale.

Dati aziendali sensibili

Tutti i dati relativi a segreti aziendali, quali documenti fiscali e contabili, sono dati aziendali sensibili. Sono classificati come informazioni sensibili anche i dati che vengono generati nel corso dei progetti, come calcoli, ricette, dati di ricerca e conoscenze tecniche. In questo ambito contano anche procedure o processi interni, liste clienti e strategie aziendali. Qui è importante definire chiaramente quali informazioni devono essere protette e quali no, nell'ambito della gestione dei dati. Solitamente le aziende fanno firmare ai nuovi dipendenti un accordo di riservatezza al momento dell'ingresso in azienda, con il quale si impegnano a non divulgare a terzi i dati aziendali sensibili.

Dati secondari

I dati secondari derivano da ulteriori dati primari elaborati. Si riferiscono a tutti i dati che vengono creati per uno scopo diverso e si verificano anche come parte di una misura. Se, ad esempio, le targhe di dipendenti o clienti sono visibili sulle foto scattate e pubblicate nei locali dell'azienda, si tratta di dati secondari. Anche se, ad esempio, è stata effettuata un'indagine, possono sorgere dati secondari. Il questionario vero e proprio sono i dati primari ei risultati, che sono riassunti da questi dati primari e non consentono più di trarre conclusioni sugli intervistati, sono quindi i dati secondari.

Dati pubblicamente disponibili

Se i dati vengono condivisi con il pubblico sul proprio sito web aziendale o in documenti cartacei, questi devono soddisfare determinati requisiti. Ad esempio, nessun diritto d'autore o diritto di marchio può essere violato da, ad esempio, marchi diversi dal tuo possono essere visti su una foto. I tuoi loghi e slogan dovrebbero essere protetti dal furto da parte di altri, ad esempio registrandoli come marchi denominativi o figurativi.

Gestione dei dati: ci sono questi compiti

Ci sono vari compiti coinvolti nella gestione dei dati.

• Raccolta dati Tenendo conto dell'economia dei dati, vale a dire che possono essere raccolti solo i dati realmente necessari. Nel regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è stabilito questo dovere di parsimonia.
• Garantire la qualità dei datilavorando con attenzione durante l'inserimento dei dati.
• Utilizzo dei dati renderlo trasparente.
• Evita i trasferimenti di dati, se possibile. Più dati vengono spostati da A a B, più diventi vulnerabile a violazioni della sicurezza o perdita di dati.
• Rendi le origini dati facilmente accessibili.
• Archivia i dati in modo sicuro, ad esempio nel cloud o all'interno del software di database fornito a tale scopo.
• Dati protetti e creare regolarmente backup, ad esempio nel cloud o su supporti di archiviazione esterni.
• Proteggi i file system e l'intero IT, da attacchi di hacker o malware. Ciò è possibile con firewall e protezione antivirus aggiornata.
• Protezione interna dei dati assegnando diritti all'interno dei sistemi di dati. Dopotutto, i dati dei dipendenti, ad esempio, devono essere protetti anche da altri dipendenti.
• Proteggi l'hardware, contro il fuoco, danni causati dall'acqua o sovratensione.
• Comunicare competenza nel trattamento dei datiper evitare operazioni errate.
• Controlla la qualità dei dati, preferibilmente in una regolarità fissa.
• Archiviazione dei datial fine di ridurre il più possibile il volume di dati sui sistemi e sui dispositivi attualmente in uso. Ad esempio, i dati devono essere conservati anche per l'ufficio delle imposte per determinati periodi di tempo, indipendentemente dal fatto che siano ancora necessari per le operazioni commerciali correnti.
• Elimina definitivamente i datial fine di creare spazio da un lato e di sbarazzarsi della responsabilità della protezione dei dati dall'altro. È necessario verificare attentamente in anticipo se i dati da eliminare possono davvero essere eliminati in modo permanente o se potrebbero non essere necessari altrove. L'eliminazione non è la stessa cosa dell'eliminazione, quindi i dati su alcuni dischi rigidi vengono semplicemente sovrascritti. Per rimuoverli davvero, dovresti lavorare con programmi appropriati come CCleaner.
• Rispettare la certezza del diritto e attraverso a analisi regolare dei propri dati seguire le leggi comuni.
• Approfondimenti trasparenti fare e condividere con gli altri.

Sfide e obiettivi nella gestione dei dati

La sfida con la gestione dei dati è che tutte queste attività sono interconnesse e progettate nel modo più efficiente e pratico possibile. Ogni dipendente dovrebbe avere accesso ai dati di cui ha bisogno senza trascurare la protezione dei dati. Una cosiddetta linea guida per la governance dei dati può essere utile per le aziende. Questo definisce il modo in cui i dati vengono gestiti in azienda.

Le sfide speciali nella gestione dei dati derivano, tra l'altro, da questi aspetti:

• quantità di dati in costante aumento (big data)
• attacchi sempre più perfidi alla sicurezza dei dati da parte di hacker
• Requisiti legali in continua evoluzione, il che significa che le aziende devono essere sempre aggiornate

Anche i cambiamenti all'interno di un'organizzazione complicano la gestione dei dati. Poiché il tema della gestione dei dati sta diventando sempre più importante in molte aziende, esistono ormai anche posizioni a tempo indeterminato, i cosiddetti data manager, che si occupano esclusivamente di questo argomento.

Gestione dati: 4 possibili soluzioni software

Ci sono varie opzioni e molte soluzioni software già pronte per la gestione dei dati nelle aziende:

Sistemi di gestione dei contenuti	I CMS sono sistemi in cui vengono raggruppati contenuti e informazioni. I database possono anche essere integrati nei sistemi di gestione dei contenuti.
Gestione dati anagrafici	Per gestione dei dati anagrafici si intende l'amministrazione centrale dei dati anagrafici, ovvero i dati fondamentali di un'organizzazione. Che si tratti di dati dei dipendenti o dei clienti, rientrano tutti nei dati anagrafici e richiedono una protezione speciale.
Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali	Con tale software olistico, tutte le risorse di un'organizzazione possono essere registrate. Su di esso è possibile mappare attrezzature di lavoro, materiali, spese mensili per i dipendenti e molto altro.
Sistemi di gestione dei documenti	Tali sistemi possono essere utilizzati per archiviare, ordinare, gestire e archiviare documenti. Ad esempio, ecoDMS è adatto alle piccole imprese e alle ditte individuali.

Numerosi strumenti e programmi per la gestione dei dati sono offerti da Google, Oracle, SAP e tante altre grandi aziende.

Gestione dati per privati

Per i liberi professionisti, le ditte individuali e le piccole startup, anche il tema della gestione dei dati è rilevante sin dal primo giorno e dovrebbero cercare il software corrispondente in una fase iniziale.

Il tema della gestione dei dati è rilevante anche come privato, anche se a un livello inferiore. Su un computer di casa, smartphone e tablet c'è una grande quantità di dati che devono essere ordinati, gestiti e sottoposti a backup.

Strumenti utili per la gestione dei dati

Puoi gestire i dati con gli strumenti giusti: c'è il software giusto per ogni scopo:

• Con Ordina nella mia cartella puoi ordinare e gestire i file sul tuo computer Windows.
• DirPrintOK stampa la panoramica delle cartelle e dei file come un elenco.
• Con VisiPics puoi trovare foto duplicate sul tuo disco rigido ed eliminare le immagini non necessarie per fare spazio a nuovi dati.
• DupeGuru ti aiuterà a trovare file duplicati. Puoi ordinare per diversi tipi di file come musica, immagini e altro.
• Sblocca i file bloccati con Unlocker.
• Il software Jajuk ti consente di importare la tua raccolta musicale e quindi ordinarla.
• Terminplaner.net è uno strumento semplice per gestire i tuoi file.
• Ant Movie Catalog aiuta a catalogare video, DVD e Blu-ray.
• Il file manager Double Commander è adatto per copiare e spostare file per creare ordine sul computer. Puoi anche usare questo programma per rinominare i file in batch.
• Dircomp ti consente di confrontare cartelle complete tra loro per mantenere coerente lo stock di dati.
• Con il download "Elimina rapidamente le cartelle vuote" puoi eliminare facilmente le cartelle vuote in Outlook.
• Folder Axe ti consente di dividere le cartelle contenenti grandi quantità di file in due o più cartelle.
• Lo strumento Toucan ha una sola funzione: copiare i file in modo comodo e sicuro. Fa questo lavoro in modo soddisfacente.
• Puoi leggere audiolibri con CDex o EasyTag e salvarli sul tuo disco rigido.
• Con IsoBuster puoi leggere i file di immagine.

Suggerimenti e trucchi per una buona gestione dei dati

Una buona gestione dei dati inizia con gli strumenti giusti, ma richiede molto di più. Se segui alcune regole, allungherai il ciclo di vita dei tuoi dati e risparmierai il caos nel tuo sistema:

• Mantieni alta la qualità dei dati fin dall'inizio. In primo luogo, non archiviare dati errati, incompleti, mal strutturati o non necessari. Evita la duplicazione.
• Si prega di notare la legge applicabile sulla protezione dei dati al fine di evitare problemi.
• Esegui il backup dei tuoi dati in modo da poter sempre ricorrere a un backup.
• Rendi trasparente l'uso dei dati.
• È meglio mettere i tuoi dati dove hanno la loro destinazione finale.
• Standardizzare ortografia e traduzioni.
• Automatizza processi come la creazione di backup.
• Semplifica i processi.
• Soluzioni di rete in modo efficiente e combinano diversi metodi per mappare la gestione dei dati più completa possibile.
• Ha senso anche l'integrazione dei dati e la fusione di diverse informazioni in una struttura uniforme.

Conclusione: la gestione dei dati richiede procedure strutturate

La gestione dei dati è un campo complesso con molti requisiti diversi. Esistono diversi tipi di dati e ognuno deve essere trattato in modo diverso. Ad esempio, mentre i dati personali sono soggetti a una protezione speciale, altri dati sono deliberatamente messi a disposizione del pubblico. La gestione dei dati pone molte sfide nella gestione, nel backup e nell'archiviazione delle informazioni. Le aziende hanno l'imbarazzo della scelta tra varie soluzioni software. Anche i privati devono affrontare il tema della gestione dei dati. Molti piccoli strumenti aiutano in questo e facilitano la gestione della quantità di dati in costante crescita.