Gruppi di contatti di Outlook: comunicazione efficace in un gruppo

Come creare liste di distribuzione

Ogni giorno, in un ambiente professionale o privato, c'è la necessità di inviare e-mail a diversi tipi di persone o gruppi di persone. In molti casi il contenuto di un singolo messaggio deve raggiungere destinatari diversi. Gli utenti di Outlook inesperti possono lavorare con "copia e incolla" per tale attività e inviare il contenuto di un messaggio a contatti diversi in questo modo.

L'invio di messaggi a più destinatari con "copia e incolla" è al massimo la seconda migliore soluzione. Oltre al fatto che il copia e incolla dei testi è soggetto a errori, è necessario tenere conto anche del fattore tempo. L'alternativa migliore è creare un gruppo di contatti o liste di distribuzione in Outlook. I termini lista di distribuzione e gruppo di contatti hanno un significato equivalente. Fino alla versione di Outlook 2007 veniva utilizzato il termine "lista di distribuzione". A partire da Microsoft Outlook 2010, la lista di distribuzione è stata sostituita dal termine "gruppo di contatti", utilizzato anche nella versione corrente di Office Outlook 365. Utilizzando una lista di distribuzione in Microsoft Outlook, puoi aggiungere un gruppo di destinatari a un messaggio con un clic. Creare un gruppo di contatti e liste di distribuzione in Outlook non è difficile e consente di risparmiare molto tempo nella comunicazione e-mail professionale.

Creazione di un gruppo di contatti di Outlook: consigli pratici per la rielaborazione

Per creare un nuovo gruppo di contatti in Microsoft Outlook, passare prima alla scheda "Start", quindi è possibile creare una nuova lista di distribuzione utilizzando il pulsante "Nuovi elementi". Nella versione attuale di Outlook, la voce di menu "Gruppo contatti" è incorporata più profondamente nella barra dei menu rispetto alle versioni precedenti di Outlook. Puoi trovare il pulsante sotto: "Elementi aggiuntivi> Gruppo di contatti".

Dopo aver fatto clic sul pulsante "Gruppo di contatto", si apre una finestra di selezione in cui è possibile effettuare le impostazioni individuali per la nuova lista di distribuzione. Usa la tastiera per selezionare la scorciatoia da tastiera Ctrl + Maiusc + L.

Hai le seguenti opzioni e opzioni:

pulsante

Espressione

Salva chiudi

La voce di menu "Salva e chiudi" è indispensabile al termine della creazione di un nuovo gruppo di contatti. È possibile utilizzare il pulsante per salvare tutte le informazioni sui nuovi membri e destinatari. Di conseguenza, il gruppo di contatti è sempre disponibile per l'invio di e-mail convenzionali. Importante: Prima di poter inviare un messaggio a una lista di distribuzione in Outlook, è necessario salvare il gruppo di contatti. Questo viene fatto assegnando un nome univoco e confermandolo facendo clic sul pulsante "Salva e chiudi".

Elimina gruppo	Elimina la lista di distribuzione.
Gruppo in avanti	Una lista di distribuzione che hai creato in Microsoft Outlook può essere inoltrata ad altre persone. E' possibile inviare la lista di distribuzione in formato Internet come vCard in file o in alternativa come contatto Outlook.

Membri e note

È possibile selezionare la visualizzazione della finestra nella scheda "Display". Con il pulsante "Membri" puoi vedere le informazioni su tutti i membri del gruppo. È possibile inserire commenti sulla lista di distribuzione in Note.

Aggiungi membri

Il pulsante "Aggiungi membri" può essere inteso come il cuore del gruppo di contatti in Microsoft Outlook. Puoi raggruppare membri da: Contatti di Outlook, Una rubrica integrata nel software o Un nuovo contatto di posta elettronica aggiungere alla lista di distribuzione.

Rimuovi membro	Per rimuovere un membro del gruppo dalla lista di distribuzione, selezionare la voce e fare clic sul pulsante "Rimuovi membro" La voce viene eliminata.
Aggiorna ora	Fare clic sul pulsante "Aggiorna ora" per aggiornare la visualizzazione nella finestra. Tutte le voci sono aggiornate.
tab "Comunicare"	Nella scheda "Comunica", hai la possibilità di selezionare un contatto dalla lista di distribuzione e scrivere un'e-mail individuale a questa persona. È anche possibile creare una convocazione di riunione per un contatto specifico.
tab "Categorie"	Come con il calendario di Outlook, hai anche la possibilità di assegnare l'elemento a una categoria per le liste di distribuzione. Inoltre, è possibile impostare il follow-up in modo che venga ricordato il gruppo di contatti in un secondo momento. Puoi anche contrassegnare la lista di distribuzione come "privata".

In sintesi, hai diverse opzioni e opzioni di impostazione per configurare un gruppo di contatti individualmente e adattarlo alle tue esigenze. Se si desidera adattare in un secondo momento il gruppo di contatti creato e, ad esempio, aggiungere nuovi membri dalla rubrica, è possibile farlo in qualsiasi momento tramite il pulsante "Avvia> Rubrica".

Dopo aver selezionato la rubrica corretta, è possibile riconoscere la lista di distribuzione dall'icona che mostra due teste stilizzate. È possibile modificare le specifiche della lista di distribuzione facendo clic sul pulsante "Proprietà". Tutti gli adattamenti devono essere confermati con "OK". In alternativa, puoi trovare tutte le liste di distribuzione personali nella barra dei menu nella scheda "Contatti" in Microsoft Outlook.

Invia un'email a un gruppo di contatti in quattro passaggi

Dopo aver creato un nuovo gruppo di contatti, è possibile utilizzare il gruppo di distribuzione creato per scrivere a più destinatari in un unico passaggio con Outlook. Con 4 semplici passaggi puoi inviare una nuova mail al gruppo di distribuzione:

1. Apri una nuova e-mail facendo clic su "Avvia> Nuova e-mail".

   

2. Si apre la familiare finestra di immissione dell'e-mail, con la quale è possibile progettare e inviare una nuova e-mail.

   

3. Invece di inserire manualmente l'indirizzo e-mail di un destinatario, fai clic sul pulsante "A" e cerca il gruppo di contatti che desideri nella rubrica. Se hai inviato una volta un nuovo messaggio a un gruppo di distribuzione, è sufficiente inserire le prime lettere del nome della lista di distribuzione nel campo di immissione del pulsante "A". Dopo alcuni tasti, il gruppo di contatti viene visualizzato come suggerimento e può essere selezionato.

   Come con i messaggi di posta elettronica convenzionali, quando si invia un messaggio a un gruppo di contatti, è anche possibile decidere se:

   • Nel campo "A", viene inviato in testo normale a tutti i destinatari del gruppo di contatti. In questo caso, gli indirizzi di posta elettronica di tutti i membri del gruppo di distribuzione sono visibili a tutti.
   • Una copia deve essere inviata a tutti i destinatari del gruppo di contatti nel campo "Cc".
   • Dovrebbe essere trasmesso in modo invisibile nel campo "Ccn". Se il messaggio viene inviato alla lista di distribuzione tramite "Ccn", nessun indirizzo e-mail verrà inoltrato.
   

4. Invia il messaggio facendo clic sul pulsante "OK". Sarà inviato a tutti i membri del gruppo secondo le vostre specifiche.

L'invio di un messaggio tramite una lista di distribuzione in Outlook è simile al collaudato invio di e-mail a destinatari diversi. Combinando i destinatari in un gruppo di distribuzione, un messaggio può raggiungere molti destinatari in un solo passaggio. Questa procedura è particolarmente efficace quando i messaggi devono essere inviati allo stesso gruppo di persone a intervalli continui. Ad esempio, tutti i dipendenti di un reparto o tutti i lavoratori sul campo di un'unità aziendale possono essere raggruppati in un gruppo di contatti. I messaggi con lo stesso contenuto possono quindi essere inviati alla lista di distribuzione.

Riepilogo e conclusioni: lavorare con le liste di distribuzione in Outlook è efficace e semplice

Ha senso creare gruppi di contatti in Microsoft Outlook se un gruppo fisso di persone riceve continuamente e-mail con lo stesso contenuto. Nell'ambiente professionale, è opportuno impostare una lista di distribuzione per ogni reparto o un gruppo di distribuzione per tutti i dipendenti dell'azienda. Lo stesso vale per i club o nel settore privato. La lista di distribuzione viene creata in Outlook nella scheda "Start" utilizzando il pulsante "Nuovi elementi".

Nelle versioni precedenti di Outlook, i nomi dei pulsanti e la struttura del menu sono diversi. È possibile aggiungere al gruppo di distribuzione sia noti e salvati nella rubrica che nuovi indirizzi di posta elettronica.

Un gruppo di contatti esistente può essere adattato, trasmesso ad altri destinatari o cancellato con pochi clic. Gli utenti di Microsoft Outlook che professionalizzano la loro comunicazione con i gruppi di contatti o, nelle versioni precedenti, con le liste di distribuzione risparmiano tempo prezioso e riducono al minimo il rischio di errori durante il copia e incolla delle e-mail.